Onderwijsgroep Tilburg

Case: Software-ontwikkeling in een onderwijsorganisatie

Het proces rondom examineren is en blijft een van de belangrijkste aandachtspunten voor veel onderwijsorganisaties. Onderwijsgroep Tilburg had bij de aanbesteding voor een nieuw studentadministratie pakket dan ook beoogd om het volledige proces van A tot Z hierin te borgen. Onderwijsgroep Tilburg was de eerste MBO-organisatie in Nederland die het pakket in de volledige breedte zou gaan inzetten.

 

Resultaat

Kort na de aanbesteding bleek dat de benodigde ondersteuning voor zowel het proces van de totstandkoming als het proces van de afname van allerlei soorten examens onvoldoende aanwezig te zijn. Na een poging vanuit klant en leverancier om dit met minimale effort te repareren, werden de omvang van de tekortkomingen pas echt duidelijk. KWD werd gevraagd om zowel het uiteindelijke implementatietraject als dit ontwikkeltraject te begeleiden.

  • Soepele ontwikkelsamenwerking tussen klant en leverancier
  • Passende software bij de processen van OGT voor het construeren, controleren en ontwikkelen van beroepsgerichte examens
  • Passende software bij de processen van OGT voor het afnemen van beroepsgerichte examens, zowel individueel als groepsgewijs

Opdracht

Na de aanbesteding is getracht met minimale effort van beide zijden de benodigde functionaliteiten te ontwikkelen. Na de oplevering hiervan bleek het resultaat na ¾ jaar wachten allerminst bevredigend. In reactie hierop zijn duidelijke gesprekken gevoerd met de leverancier over de contractuele vereisten, termijnen en werkwijze waarop dit behaald kon worden. Hierin werd helder dat een intensief ontwikkeltraject benodigd was, om de examineringsprocessen van OGT veilig en gestructureerd te borgen.

Vanaf start was duidelijk dat dit een complex traject zou worden. Een onderwijsorganisatie is geen software-ontwikkelbedrijf en het is niet eenvoudig om goede specificaties op te stellen in een complex proces. Het abstraheren en definiëren van de vraagstukken in heldere bewoordingen, passend bij de werkwijze en processen van de organisatie, maar zonder zaken over het hoofd te zien is een enorme uitdaging. Daarnaast moest gewaakt worden voor overengineering om alle mogelijke situaties en uitzonderingen te willen automatiseren. Dit voelde soms ‘als het bouwen van een raket’ door een onderwijsorganisatie.

Waar OGT stevig werd uitgedaagd om de juiste vraagstukken te definiëren, kampte de leverancier met een gebrek aan kennis over de processen rondom beroepsgericht examineren. OGT is de eerste klant die deze processen onder heeft gebracht in het pakket, dus er was nog weinig ervaringen vanuit de leverancier op dit onderwerp.

Er is gewerkt conform een iteratieve ontwikkelcyclus, na een stevige, initiële basis te hebben gelegd. Hierbij stond centraal dat de belangrijkste vraagstukken van het OGT op het vlak van examinering ondersteund moeten worden, de manier waarop mag worden bepaald door de leverancier. Dit resulteerde in een goede, constructieve samenwerking met de leverancier, die broodnodig was om contractuele bepalingen los te kunnen laten en gezamenlijk te zoeken naar passende, pragmatische oplossingen.

Uiteindelijk is een goed functionerend team vanuit leveranciers- en klantzijde in een constructieve werkmodus gekomen, met regelmatige opleveringen van goede kwaliteit. Tussen de eerste overeengekomen specificatie en de laatst gepland oplevering zit 1,5 jaar, maar daarmee is Onderwijsgroep Tilburg verzekerd van een goed doordacht, geborgd proces.

Projectdetails

Pakketimplementatie
Onderwijs

Binnen deze opdracht was een juiste combinatie van doortastendheid, diplomatie, kennis , vaardigheden en adaptief vermogen vereist, met de combinatie van deze eigenschappen in haar bezit heeft Sabine dit project ontzettend goed aangepakt

Brenda van Osch, Opdrachtgever

Deel de case

  • Sabine Coumans

    Projectmanager

    Gedreven, pragmatische projectmanager met focus op resultaat. Besluitvaardig en sterk analytisch vermogen. Empathisch en verbindend, is enthousiast en enthousiasmeert. Creëert betrokkenheid en motiveert haar omgeving.

    Meer over Sabine Coumans

  • Sabine Coumans

Wil je meer weten?

We vertellen je graag meer over onze aanpak van het succesvol managen van projecten en programma’s.

Bel ons op 088 266 28 70 Stuur ons een bericht