Data Management Systeem vervanging
SHV Energy is een conglomeraat van verscheidene overgenomen labels in Europa. Er is een groot programma opgestart om het verouderde IT landschap inclusief het ERP pakket te vervangen in zowel Engeland als Frankrijk. Als onderdeel hiervan moest het niet meer ondersteunde Data Management Systeem vervangen worden.
Lees verder hoe Barry Peters de opdracht halverwege overnam en als eerste project binnen het programma live ging.
Het resultaat
Barry begon direct met het uitdragen van een manier van samenwerken gericht op het leveren van resultaat. Dagelijkse sessies gericht op het samenbrengen van mensen uit verschillende teams, landen en culturen, met als doel wederzijds begrip, het oplossen van problemen en het halen van deadlines en beloften. Zijn hands-on aanpak versnelde het testen enorm; de UAT voor de scanning software (Kofax) was in slechts twee weken succesvol afgerond.
Meer dan 16 miljoen documenten zijn gemigreerd en meer dan 250 gebruikers zijn getraind. Barry heeft voor beide locaties de support contracten gemaakt en geaccepteerd gekregen. Zijn ervaring met het live brengen van dit soort systemen was van doorslaggevend belang om de beslissing voor go live te durven nemen. Onbase is in Engeland zonder problemen live gegaan waardoor de gebruikers nu een beter systeem hebben en het operationele risico verlaagd is.
Inmiddels heeft het management besloten dat de landen zelf de lokale implementatie moeten aansturen om zo eigenaarschap te nemen van de systemen en de dagelijkse support. De uitvoering van het gemaakte draaiboek voor de live gang met SAP en met de lokale koppelingen moet dus nog even wachten op de complete programma go live in mei 2023.
De opdracht
In maart 2022 werd KWD Resultaatmanagement gevraagd om de globale implementatie van de scanning software en het Data Management Systeem over te nemen van een interne project manager. Onbase moest als data opslag systeem en Kofax als scan oplossing geïmplementeerd worden voor Calor in Groot Brittannië en Primagaz in Frankrijk. Dit project maakte deel uit van een zeer groot programma voor de totale vervanging van het ERP landschap.
De systemen moesten centraal zo neergezet worden dat zowel Engeland als Frankrijk er op aan konden sluiten. De acceptatie testfase zou gaan beginnen en er moest snel een plan komen om live te gaan. Het management van de leveranciers en de contracten moest ook op orde gebracht worden.
Het project was erg internationaal; de software implementatie partner was Nederlands, de interfaces en het ERP pakket werden in India geconfigureerd en getest, de gebruikers en lokale IT zaten in Engeland en Frankrijk en de nieuwe project manager dus in Nederland. Juist deze complexiteit en multiculturele samenwerking is wat Barry een interessante uitdaging vindt om zich voor in te zetten.
