ROC van Amsterdam en ROC van Flevoland

Case: Snelle aanbesteding voor een tijdige oplevering

Opdracht: nieuwe financiële software in één jaar operationeel. Uitdaging: stem nieuwe processen af, én voer de Europese Aanbesteding uit in zes maanden, zodat er nog tijd is voor de implementatie.

Projectdetails

  • Pakketimplementatie
  • Onderwijs

Resultaat

Ronald heeft de belangrijkste processen met het projectteam opgesteld, uitgewerkt, en afgestemd met de verschillende stakeholders. Tijdens de afstemming is de Europese aanbesteding voorbereid en opgestart.

Voorafgaand aan publicatie zijn de belangrijkste concepten van de nieuwe processen getoetst in de markt. Daarna is de aanbesteding doorlopen in twee maanden tussen publicatie en gunning. De implementatie kon daarom op tijd starten.

Opdracht

Het project ROCFA+ behelsde de invoering van nieuwe software voor de financiële administratie, waarbij de doelstelling lag om een kwaliteitssprong te maken van operationeel actief naar adviserend. De opdracht die werd meegegeven was om dit mogelijk te maken in één jaar doorlooptijd.

Ronald heeft dit vertaald in een aanpak in twee delen: het eerste halfjaar opstellen van de nieuwe processen, het afstemmen daarvan, en daarnaast het uitvoeren van de openbare aanbesteding. Ronald heeft daarna de volgende stappen genomen:

  • Documentatie van de belangrijkste operationele processen (debiteurenfacturen, crediteurenfacturen, betaalproces, declaraties, ontvangsten, periodieke afsluiting)
  • Afstemming daarvan binnen verschillende groepen (hoofden financiën, medewerkers, directeuren bedrijfsvoering)
  • Toetsing in de markt van de gedocumenteerde processen (nodig om snelheid te kunnen maken met de aanbesteding)
  • Documenteren van het programma van eisen en de beoordelingsvragen
  • Uitvoeren van de aanbesteding

Deze combinatie van activiteiten maakte het mogelijk de procesontwerpen te kunnen afstemmen en parallel daaraan een aanbesteding te kunnen uitvoeren. De aanbesteding heeft in twee maanden vanaf publicatie geleid tot gunning.

Ronald heeft daarna de projectleiding overgedragen aan een ROC projectleider.

Conform het opgestelde projectplan ROCFA+ succesvol afronden van een Europese aanbesteding van ons FA pakket in een kort tijdbestek, inclusief procesplaten en scherp programma van eisen. Chapeau!

Opdrachtgever Danny Halberstadt, hoofd centrale financiële administratie.

Deel de case

  • Ronald Kappert

    Senior Projectmanager

    Scherp analyserend manager met drive om oplossingen te (laten) creëren. Werkt graag aan projecten met een organisatie-brede impact, ook op internationaal niveau. Vanuit structuur en overzicht werkt hij aan effectief vormgegeven projecten. Hij stelt resultaat centraal en denkt kritisch mee over wat dat praktisch betekent.

    Meer over Ronald Kappert

  • Ronald Kappert

Wil je meer weten?

We vertellen je graag meer over onze aanpak van het succesvol managen van projecten en programma’s.

Bel ons op 030 – 600 47 79 Stuur ons een bericht