ROC van Amsterdam en ROC van Flevoland

Case: Optimaliseren van onderwijs logistiek

De opdracht betrof het verbeteren van de onderwijs logistieke processen binnen ROC van Amsterdam (ROCvA) en ROC van Flevoland (ROCvF) met als doel het verhogen van de studententevredenheid over roosters, een betere gebouwbezetting en een meer efficiënte bedrijfsvoering. De logistieke processen zijn opnieuw ontworpen en een nieuw plannings- en roosterpakket is beproefd bij een drietal MBO Colleges. Na evaluatie is besloten om nieuwe software ter ondersteuning van de logistieke processen aan te schaffen.

Projectdetails

  • Procesoptimalisatie en pakket implementatie
  • Onderwijs

Resultaat

Na een korte proef met het plannings- en roosterpakket Xedule bij enkele teams, is de proef door de KWD projectmanager uitgebreid met het uitrollen van het pakket bij een drietal MBO Colleges. De opleidingsteams zijn opgeleid en hebben een (jaar)planning en inzetplanning gemaakt. Het roosterbureau is opgeleid om roosterknelpunten op te lossen. Hierdoor waren zij in staat om de onderwijsteams op een gepaste wijze te adviseren. Het rooster is gepubliceerd via het studenten administratie systeem en via SharePoint beschikbaar gesteld aan de studenten. Een generiek proces voor het plannen en roosteren van onderwijs(activiteiten) is hiermee een bewezen concept geworden.

Opdracht

De tevredenheid over de kwaliteit van de roosters, bij zowel studenten als medewerkers, scoort al te lang structureel laag. Met name de controle op roosterwijzigingen is onder de maat. Het ontbreekt aan goede inzetplanningen van docenten voor de opleidingsteams. Vaak komen de knelpunten in het rooster pas aan het licht vlak voor publicatie van het rooster. Bij een aantal colleges is behoefte aan een integrale planning met een langere horizon. Van belang is dat lessen, BPV-trajecten en interne activiteiten in onderlinge samenhang worden geroosterd. Daarnaast is behoefte aan eenduidige managementrapportages over onder meer het benutten van ruimten, personele inzet en geplande onderwijsuren.

De opdracht was dan ook om in een proef met het plannings- en roosterpakket Xedule bij een drietal MBO Colleges te bekijken of deze problemen kunnen worden opgelost. Onderdeel van deze opdracht betrof het trainen van de opleidingsmanagers, roostercoördinatoren en roostermakers voor het gebruik van Xedule. Het systeem in te richten en teamplannen en roosters voor de komende opleidingsperiode in het nieuwe systeem te maken. Een generiek plannings- en roosterproces te ontwerpen en de uitkomsten van de proef aan de directie te presenteren.

De KWD projectmanager was integraal verantwoordelijk voor het realiseren van deze proef. De grootste uitdaging zat ‘m in de korte doorlooptijd waarbinnen de onderwijsteams van de MBO Colleges moesten worden opgeleid. De bijdrage van de opleidingsmanagers, roostercoördinatoren en roostermakers van de drie colleges waren cruciaal en niet vanzelfsprekend. De projectmanager heeft hen weten mee te krijgen door hen in de juiste positie te brengen, scherp toe te zien op hun betrokkenheid en de directie frequent te informeren over de voortgang, waardoor de ervaren urgentie van de opdracht voortdurend groot bleef. De projectmanager hield de lijnen tussen projectteam en stuurgroep kort. Hierdoor was het mogelijk om snel te schakelen.

Moeilijke opdracht, strak naar projectdoel gemanaged door ervaren projectmanager van KWD.

Harry Mauw (Directeur Bedrijfsvoering)

Deel de case

  • Marko Schuuring

    Project Manager

    Projectmanager met een praktische insteek die in staat is om in dynamische omgeving tot resultaat te komen. Proces- en pakketimplementaties behoren tot zijn favoriete uitdagingen. Hij neemt belanghebbenden mee tijdens het project en laat de talenten van teamleden spreken.

    Meer over Marko Schuuring

  • Marko Schuuring

Wil je meer weten?

We vertellen je graag meer over onze aanpak van het succesvol managen van projecten en programma’s.

Bel ons op 030 – 600 47 79 Stuur ons een bericht