Op zoek naar het passende puzzelstuk

Sorgente, specialist op het gebied van medische voeding, is eind 2021 een onderzoekstraject gestart om te bepalen hoe ze hun informatievoorziening kunnen optimaliseren. Sorgente heeft medio 2022 KWD Resultaatmanagement benaderd om het selectieproces te begeleiden voor een geschikte strategische implementatie partner, inclusief de bijbehorende standaard CRM/ERP-software, die kan zorgen voor de vernieuwing in het applicatielandschap.

Resultaat

Met een doordachte aanpak, een proces met essentiële en weloverwogen fases en voldoende communicatie met stakeholders, is er mede door Lianne een geschikte strategische implementatie partner, ofwel leverancier, geselecteerd. Hierdoor kan Sorgente starten met de optimalisatie van de informatievoorziening. Het resultaat: Sorgente heeft vertrouwen in de oplossing en in de kennis en kunde van de leverancier. Andersom heeft de leverancier een compleet beeld van de uitdaging en een gedegen plan hoe dit in te richten. Alle partijen kijken uit om te gaan starten met de implementatie en zo snel mogelijk live te gaan met de oplossing.

Aanpak en opdracht

Hoe pak je zo’n proces aan en waar begin je?

Bij de start van dit programma was Sorgente al een half jaar onderweg om de richting te bepalen voor hun informatievoorziening. De uitgangspunten stonden vast en de long list van leveranciers was al teruggebracht naar een short-list. Om goed in te stappen op deze rijdende trein heeft KWD Resultaatmanagement ervoor gekozen om een 360 graden review uit te voeren. Hiervoor is er gesproken met alle stakeholders en vele beschikbare documenten bestudeerd om te komen tot een ‘program charter’, bestaande uit de Business Case, Roadmap en de Programmastructuur en – beheersing.

Tijdens de 360 graden review vond ook de ‘beauty contest’ plaats, waarbij de leveranciers van de short list de mogelijkheid kregen om zich op hun eigen wijze te presenteren op basis van een aantal beknopte use cases. Op basis van deze presentaties is de keuze gemaakt om door te gaan met 2 mogelijke partners voor de definitieve leveranciersselectie. Maar hoe weet je als Sorgente dat je de keuze maakt voor de juiste partner? Dit is een strategische keuze voor een lange termijn en vraagt om een weloverwogen en zorgvuldig proces.

Er zijn grofweg 2 mogelijkheden om de leveranciersselectie aan te gaan;

• De traditionele inkoopaanpak, waar de opdrachtgever de specificaties definieert en de leverancier hiervoor een passende oplossing moet leveren. Hier staan de opdrachtgever en leverancier in een hiërarchische verhouding tot elkaar, en is prijs vaak het enige concurrentiemiddel voor de leveranciers
• De Best Value Aanpak, waar de opdrachtgever het “waarom” en “wat” op hoofdlijnen duidelijk maakt en het bedenken en realiseren van de oplossing overdraagt aan de expert-leverancier, waarbij de oplossing en de aanpak onderscheidend zijn

Hoe is Sorgente gekomen tot de leverancierskeuze?

KWD Resultaatmanagement heeft geadviseerd om de selectie en contractering van de leverancier met passende oplossing en aanpak uit te voeren middels een Best Value Aanpak, gecombineerd met een zogeheten concurrentiegerichte dialoog. De concurrentiegerichte dialoog biedt de ruimte voor geselecteerde partijen om op hun eigen manier, verschillende oplossingen en/of aanpakken aan te dragen waarmee in de behoefte van Sorgente kan worden voorzien. Vervolgens kan Sorgente in de dialoog samen met deze partijen de voorgestelde oplossingen beter begrijpen en doorzien om uiteindelijk te bepalen welke oplossing(en) het beste in de behoefte voorziet. Belangrijk hierbij is dat de actoren in hun rol blijven en niet de rol, taken en verantwoordelijkheden van de andere partij overnemen.

De ‘lead’ ligt tijdens de leveranciersselectie bij de leverancier in plaats van bij de opdrachtgever zoals bij de traditionele inkoopaanpak. Daarmee heeft de leverancier een grotere verantwoordelijkheid en tegelijktijdig de vrijheid om dit proces zo in te richten om hun toegevoegde waarde te bewijzen. Daarnaast gaf het de leverancier ook de mogelijkheid om Sorgente te doorgronden en zo een betrouwbare basis te leggen voor de eventuele implementatie.

Naast een passende oplossing werd er ook gezocht naar de juiste strategische partner om deze oplossing te implementeren en onderhouden. Een belangrijk onderdeel in de gevolgde Best Value Aanpak waren de interviews met 2 key-spelers van elke partij. Het implementatieplan kan nog zo goed op papier staan, maar of het geheel soepel verloopt wordt sterk bepaald door de mensen die het moeten uitvoeren. Begrijpen ze elkaar snel? Hebben ze gemeenschappelijke normen en waarden? Zijn ze flexibel en betrokken? Bij de interviews was het gehele projectteam aanwezig, zodat alle leden zich hier een beeld van konden vormen en mee konden nemen in de evaluatie.

De leveranciersselectie is afgesloten met een finale evaluatie van beide partijen. De evaluatie vond plaats op diverse onderwerpen: oplossing, implementatie aanpak, beheer & onderhoud, kansen, interviews, commitment en prijs. Een persoonlijke score van ieder projectteam separaat heeft geleid tot een zorgvuldige en uitlegbare keuze voor de beste partner voor Sorgente.

Maar hoe weet je na het ‘Best And Final Offer’ dat de oplossing ook echt past bij de strategische doelstellingen?

De keuze voor de beste partner voor Sorgente betekende niet direct ook de definitieve gunning van de opdracht. Want hoe kan je bewijzen dat de oplossing op papier ook echt past bij de organisatie en de vraag? Na de leveranciersselectie is er daarom gestart met de Concretiseringsfase, met als doel in deze fase de opdracht te concretiseren tot een contract en een gezamenlijk plan van aanpak voor implementatie. Een (betaalde) proefperiode waarin beide partijen aan elkaar kunnen snuffelen en het vertrouwen in elkaar groeit.

De leverancier is in de lead bij het vormgegeven van deze Concretiseringsfase. Zij lichten hun oplossing en aanpak toe en adresseren de vragen en zorgen van de opdrachtgever op een adequate manier. Bij Sorgente is ervoor gekozen om dit te doen aan de hand van het in kaart brengen van het hoofdproces volgens de geschetste oplossing. Hierdoor zijn alle afdelingen aan bod gekomen en is de totale oplossing inclusief de afhankelijkheden geschetst. Tijdens deze fase is er vanuit Sorgente voornamelijk gefocust op het “wat” en de leverancier heeft invulling gegeven aan het “hoe”. Bij het “hoe” was het voldoende om te schetsen welke manieren er mogelijk waren, besluiten nemen was nog niet nodig, daar dit gedaan zal worden tijden de implementatie van de oplossing. Deze concretiseringsfase heeft ertoe geleid dat er nu een betrouwbare basis ligt voor de implementatie.

Benieuwd naar meer achtergrondinformatie omtrent inkopen via de Best Value Aanpak vraag hier het boekje aan; ICT-leverancier: van vijand naar vriend – KWD Resultaatmanagement (kwdrm.nl)