Informatiemanagement: Stappen naar professionalisering
Wat een mooie vraag om de rol van Informatiemanager voor de RDW volledig op basis van eigen ervaringen en inzicht invulling te mogen geven. Een volgende goede stap in het verder professionaliseren van de informatievoorziening van de divisie T&B.
RDW is een zelfstandig bestuursorgaan met de missie te zorgen voor veiligheid, duurzaamheid en rechtszekerheid in mobiliteit. Het is een tarief gefinancierde organisatie onder verantwoordelijkheid van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat.
RDW bestaat uit 5 divisies:
- Divisie Toezicht en Beoordeling (T&B): deze divisie heeft als belangrijkste taken om toezicht te houden op erkenningen en keuringen. Hieronder valt bijvoorbeeld het samenwerken met RDW-erkende bedrijven die keuringsstations kunnen zijn, waarbij de RDW met enige regelmaat steekproeven uitvoert. Daarnaast moeten particulieren en bedrijven die auto’s van het buitenland importeren of ombouwen hun voertuig laten goedkeuren; ook dat valt onder de werkzaamheden van deze divisie.
- Divisie Voertuig Regelgeving en Toelating (VRT): Deze afdeling is verantwoordelijk voor verschillende taken op het gebied van regelgeving voor zowel Nederland als de Europese Unie. Hieronder valt bijvoorbeeld het typegoedkeuren van voertuigen voor de hele Europese Unie en het verlenen van ontheffingen voor bijzondere transporten.
- Divisie ICT: de divisie ICT werkt aan diverse taken op het gebied van digitale voorzieningen voor zowel de eigen processen van de RDW als voor dienstverlening voor particulieren en andere organisaties waar de RDW mee samenwerkt.
- Divisie Registratie en Informatie (R&I): deze divisie heeft een rol in het beheren van registers en databases zoals het kentekenregister, rijbewijsregister, Nationaal Parkeer Register en het Verzekeringsregister.
- Divisie Tol: deze is recent toegevoegd en richt zich op de nieuwe tolheffingen in NL.
Resultaat
Ton wist door zijn ruime ervaring succesvol de rol van Informatiemanager op te zetten, in te richten en uit te voeren. Hierbij heeft hij onder andere (het proces voor) een jaarlijks informatieplan en een kwartaal projectportfolio afstemming ontwikkeld. De bewustwording bij het management en een verbetering van het vakgebied van de Informatiemanager heeft ervoor gezorgd dat de divisie T&B een flinke volgende stap in het professionaliseren van de informatievoorziening heeft gezet.
Opdracht
De divisie T&B zocht een interne informatiemanager voor deze divisie. In eerste instantie is deze niet gevonden en is de vraag aan de markt gesteld. Ton voldoet, gezien zijn ruime ervaring in dit vakgebied bij PostNL, volledig en mocht deze functie gaan opzetten.
In de periode oktober 2021 tot en met maart 2023 is de nieuwe functie vormgegeven, ingericht en uitgevoerd. De overdracht naar een interne informatiemanager staat nog open en zal plaatsvinden zodra iemand voor deze functie is gevonden.
De focus van de rol lag op vier aandachtsgebieden:
- Informatieplanning
- Project Portfolio management
- Applicatie Portfolio management
- Afstemming met vergelijkbare functionarissen in de centrale staforganisatie en divisies.
In eerste instantie is het divisie- en afdelingsmanagement meegenomen in de waarom en wat van het vakgebied Informatiemanagement. Via diverse presentaties en workshops zijn ook de afdelingen meegenomen in nut en noodzaak.
Daarnaast is een informatieplan voor de divisie overall en vervolgens een informatieplan voor de afdeling Toezicht ontwikkeld. Dit is gedaan met een brede werkgroep met relevante functionarissen en adviseurs van vele afdelingen. Dit informatieplan is daarna uitgebreid toegelicht in de diverse MT’s.
Ook is samen met de manager Projecten het Project Portfolio Management proces verder ingevuld en samen met het MT afgestemd om te komen tot de juiste keuzes voor wat betreft de projecten-veranderagenda.
De afstemming met andere divisies was belangrijk en heeft veelvuldig plaatsgevonden om de kennis en ervaring te delen en om de processen van Informatiemanagement af te stemmen met hoe dit bij de andere afdeling was georganiseerd.
Het is een zeer interessante en nuttige periode geweest, waarbij de divisie T&B een grote stap verder is gebracht in het vakgebied van de Informatiemanager. Het nut en de noodzaak van een jaarlijks informatieplan en een kwartaal projectportfolio afstemming is duidelijk geworden en zal zeker worden doorgezet door de nieuw te werven interne informatiemanager. Hopelijk zal die interessante functie snel worden ingevuld.
