Onderwijsgroep Tilburg

Case: Eenduidige procesvoering op totale onderwijsketen

Onderwijsgroep Tilburg heeft de ambitie om ‘het beste onderwijs van Nederland’ te leveren aan haar studenten. Het programma STIP levert hiervoor het fundament. Dit betekent dat studenten regie hebben over hun eigen studievoortgang, aangesloten is bij hun belevingswereld, de procesvoering doelmatig is, er gestuurd wordt op proceskwaliteit, de samenwerking met bedrijven is vergemakkelijkt en er collectief eigenaarschap voor het ‘continu verbeteren’ binnen Onderwijsgroep Tilburg is gerealiseerd.   

 

Resultaat

Diverse processen, zoals het aanmelden & plaatsen, het begeleiden & ondersteunen, het opleiden & vormen, de beroepspraktijkvorming, het examineren & diplomeren van studenten en het plannen en roosteren van haar onderwijs zijn ontworpen. Ter ondersteuning van deze nieuwe processen zijn enkele applicaties aangeschaft. In samenwerking met de leveranciers zijn de applicaties ingericht, getest en geïmplementeerd. Dashboards zijn ontwikkelt, waarmee sturingsinformatie voor proceseigenaren, schooldirecties en bestuur beschikbaar is. Betrokkenen zijn opgeleid. Het programma STIP heeft de digitale transformatie van Onderwijsgroep Tilburg tot stand gebracht.

Opdracht

Marko was als programmamanager van het Student Informatie Programma (STIP) overall verantwoordelijk voor de levering van de resultaten, de bewaking van de samenhang tussen de projecten en de transitie naar het digitaal en procesmatig werken.

Hiermee droeg de programmamanager bij aan de realisatie van de strategische doelen van Onderwijsgroep Tilburg. De belangrijkste doelen betroffen:

  • Efficiëntie in de onderwijslogistieke ondersteuning, waardoor medewerker zich kunnen richten op het primaire proces: onderwijs;
  • Verhogen studententevredenheid door betere informatievoorziening;
  • Registratie van studentinformatie in één systeem, waardoor betere begeleiding mogelijk is;
  • Verbeteren intake en beroepspraktijkvorming;
  • In één keer de goede informatie beschikbaar, oftewel geen eigen lijstjes en systemen meer;
  • Verhogen medewerkerstevredenheid door vermindering van administratieve lasten;
  • Organisatie in staat stellen om te kunnen sturen op haar bedrijfsvoering.

Een vijftiental projecten zijn gefaseerd uitgevoerd, waarbij de programmamanager nadrukkelijk heeft gekeken naar de samenhang en het belang. Zo zijn bijvoorbeeld de projecten, waarvan het belang nadrukkelijk bij de student lag, naar voren gehaald.

De proceseigenaar was tevens opdrachtgever voor het project. Hij/zij werd dus verantwoordelijk om zijn ‘eigen’ proces zo goed mogelijk te laten inrichten. De projectleiders verzorgde de inrichting, de testen, een pilot en de implementatie met bijbehorende nazorg. Het succes van het programma is mede te danken aan de “governance”. De proceseigenaren vormden samen met een voorzitter, ICT-manager, Portfoliomanager en CvB de regiegroep. Zij stuurden op de voortgang van het programma.

Het programma bestreek alle MBO-scholen van Onderwijsgroep Tilburg, waar circa 11.000 studenten onderwijs volgen en 1300 medewerkers werkzaam zijn. Het programma STIP betrof 15 projecten die in drie jaar zijn gerealiseerd. Onderwijsgroep Tilburg heeft een enorme stap gezet in de digitale transformatie. De complexiteit betrof vooral dit veranderproces. De continue drive, de onderlinge samenwerking, de zorgvuldigheid en het vinden van de aansluiting met de staande organisatie heeft voor het succes van dit programma gezorgd.

Projectdetails

ERP Implementatie
Onderwijs

… energie steken in de mens achter het proces is belangrijker dan de verandering van het proces op zich…

Kees den Ridder, Voorzitter regiegroep STIP / Schooldirecteur

Deel de case

Wil je meer weten?

We vertellen je graag meer over onze aanpak van het succesvol managen van projecten en programma’s.

Bel ons op 030 – 600 47 79 Stuur ons een bericht