Onderwijsgroep Tilburg

Case: Applicatie-implementatie Plannen en Roosteren, van curriculum tot rooster

Onderwijsgroep Tilburg (OGT) bestaat uit diverse locaties met daarbinnen verschillende afdelingen en scholen die in een aantal gevallen weer zijn onderverdeeld in meerdere teams. Door de jaren heen zijn er binnen de verschillende locaties, afdelingen, scholen en teams verschillende procedures en werkwijzen ingeregeld voor tot het tot stand komen van de jaarplannen en lesroosters.

Vanuit de collectieve ambitie is er binnen OGT besloten om het gehele proces rondom plannen en roosteren te optimaliseren. OGT wil een volledig, juist en tijdig rooster kunnen blijven aanbieden aan haar studenten en medewerkers en voorbereid zijn op het roosteren van de toekomst (meer gepersonaliseerd).

 

Opdracht

Onderwijsteams en roostermakers willen meer grip hebben op de gehele procesketen; van het ontwerpen van het onderwijsprogramma tot aan de publicatie van het rooster en de communicatie van wijzigingen in het rooster. Meer grip vereist een goede onderwijsplanning.

OGT wil ook de beschikbare resources (mensen, middelen en ruimten) goed benutten. Als in de planningsfase al een beter beeld is van de benodigde resources, kan er ook eerder geanticipeerd worden op knelpunten en dit komt de kwaliteit van het proces en rooster ten goede.

OGT heeft zo’n 13.000 leerlingen en studenten en circa 1.500 werknemers. Onder de scope van deze implementatiefase vallen alle mbo-scholen binnen de Onderwijsgroep Tilburg. OGT heeft middels een aanbesteding een nieuwe applicatie geselecteerd.

Jean-Paul heeft de opdracht gekregen vanaf het besluitvormingsmoment om een plan voor de inrichting en de implementatie voor de mbo-scholen te maken en uit te voeren. OGT heeft ervoor gekozen om tijdens de uitrol de applicatie direct geschikt te maken voor gebruik, met het roosteren voor het komend schooljaar als eindresultaat. Hierin moeten het MeerJarenPlan (o.a. curriculum), de Jaarplanning (o.a. plannen van inzet) en het rooster gerealiseerd kunnen worden.

Resultaat

Jean-Paul heeft met zijn projectteam de applicatie geïmplementeerd van het curriculum, de jaarplanning tot en met het (dag)rooster voor de studenten. Hierin zijn de plannen van inzet en gebruik van de faciliteiten meegenomen.

Dit is een stevige ambitie vanwege de grote diversiteit aan onderwijsinstellingen en de autonomie binnen deze instellingen. Het COVID-19 virus heeft deze ambitie extra verstevigd. Door COVID-19 zijn de afstemmingen met de projectleden en de trainingen van fysiek op locatie in zeer korte tijd omgezet naar werken vanuit huis en leren op afstand. Hiervoor moest o.a. het trainingsmateriaal worden aangepast. Door de snelle wijziging in projectaanpak en inzet van middelen en met de flexibiliteit van de projectleden en medewerkers is het werken en leren op afstand snel gerealiseerd. De voorbereidingen op de wijzigingen van de richtlijnen vanuit de overheid en RIVM zijn hierin meegenomen.

Hieronder een greep uit een aantal onderwerpen die zijn gerealiseerd tijdens deze implementatie:

  • De ORE (Organisatie Rooster Eenheid) structuur; bedoeld om een onderdeel van een onderwijsinstelling aan te duiden die in gezamenlijkheid gepland moet worden.
  • De onderwijsproducten (het geheel aan lessen, praktijk en keuzedelen), HR-gegevens en facilitaire gegevens ingelezen;
  • Implementatieplannen per school;
  • Plan en rooster applicatie (Xedule) ingericht en gebruiksklaar opgeleverd voor de onderwijsplanning en roostering;
  • Contractmanagement ingeregeld;
  • De nieuwe werkwijze ‘Onderwijsplanning en roostering’ conform de plannen geïmplementeerd;
  • De gebruikers opgeleid.

Het projectteam is erin geslaagd om met de start van het nieuwe schooljaar maximaal voorbereid te zijn om met een zogenaamd Corona-rooster te kunnen starten.

Projectdetails

Implementatie
Onderwijs

Als proceseigenaar werk ik samen met Jean-Paul aan het project Plannen en Roosteren. We vullen elkaar goed aan: Jean-Paul heeft veel ervaring met projectmatig werken en kent Xedule en alles wat met de invoering daarvan te maken heeft, beter dan ik. Ik weet beter dan hij hoe het werkt in scholen. In die zin zorgen we heel erg voor elkaars verrijking van kennis. Dat is de beste manier om een complexe applicatie als Xedule draaiende te krijgen in een middelgroot ROC.
Ik benijd Jean-Paul af en toe niet wanneer hij met de zoveelste partij in school X of Y rekening moet houden. Hij heeft een rol waarbinnen hij met veel actoren om de tafel zit, van medewerkers functioneel beheer tot coördinatoren onderwijs, docenten en roostermakers. Het gaat hier bijna altijd om hoogopgeleiden die niet zo maar iets zeggen. Het is een uitdagende rol maar geen gemakkelijke.

Erwin van Gulik, Directeur

Deel de case

Wil je meer weten?

We vertellen je graag meer over onze aanpak van het succesvol managen van projecten en programma’s.

Bel ons op 088 266 28 70 Stuur ons een bericht