Koning Willem I College

Case: Aanbesteding Identity and Access Management

De organisatie was op zoek naar een leverancier om een IAM-systeem te leveren, te implementeren én te onderhouden. Hierbij moest de leverancier in staat zijn om de visie van de klant op veilige toegang en werkomgeving te realiseren. Door middel van een vooronderzoek en voorselectie is de opdracht zodanig afgebakend dat deze onder de grens van Europees aanbesteden blijft, Hierdoor werd het mogelijk om meervoudig onderhands aan te besteden. Via een strakke aanbestedingsprocedure is een passende leverancier geselecteerd.

 

Resultaat

De KWD-projectmanager heeft de organisatie geholpen om de gewenste situatie zoals vastgelegd in een visiedocument te vertalen naar een aanbestedingstraject en de daarvoor benodigde documenten zoals aanbestedingsstrategie, programma van eisen en wensen, invulformulieren voor gedetailleerde prijsopgave en use cases voor een live demonstratie als onderdeel van de selectieprocedure, Daarnaast heeft de projectmanager een planning opgesteld en ervoor gezorgd dat zowel de geselecteerde leveranciers als de medewerkers die bij de aanbesteding betrokken waren tijdig en volledig de afgesproken resultaten konden realiseren. Middelen om dit te realiseren: helder instructies, tijdige signalen, specificatie van op te leveren resultaten en daarvoor benodigde werkzaamheden.

Opdracht

De opdracht betrof het uitvoeren van een aanbestedingstraject voor een systeem op het gebied van Identity and Access Management (IAM). Doel was het selecteren van een systeem én een leverancier.

Het stappenplan voor de uitvoering van de aanbesteding bestond uit een aantal stappen:

  1. Opstellen van een visie: wat wil de opdrachtgever bereiken met het IAM-systeem
  2. Formuleren van eisen en wensen: waarom moet het IAM-systeem voldoen, Deze eisen en wensen zijn zoveel mogelijk ‘functioneel’ en algemeen geformuleerd om daarmee zoveel mogelijk vrijheid te bieden aan leveranciers om een passende aanbieding te kunnen doen.
  3. In samenwerking met een externe consultant op IAM-gebied een inschatting gemaakt van de plafondprijs om te beoordelen of deze onder of boven de grens van verplichte Europese Aanbesteding zou uitkomen,
  4. Omdat de inschatting was dat het voor leveranciers mogelijk zou moeten zijn om (ruim) onder de aanbestedingsgrens aan te bieden is besloten om de aanbesteding in te steken als ‘meervoudig onderhands’.
  5. Via een marktverkenning is een long list samengesteld van mogelijke systemen en leveranciers. Hierbij heeft de IAM-consultant geholpen.
  6. Door een aantal van tevoren vastgestelde criteria toe te passen op de long list, zijn er 4 mogelijke kandidaten overgebleven. Denk aan criteria als: geschikt voor een Microsoft-omgeving, passend bij een organisatie met de omvang van de opdrachtgever, gevestigd in Nederland en dergelijke.
  7. Via een standaard-stappenplan voor aanbestedingen is het aanbestedingstraject uitgevoerd via Tenderned.

Resultaat van de aanbesteding was de gunning van de opdracht aan een leverancier met een bij de behoeften van de opdrachtgever passende IAM-oplossing.

Projectdetails

Aanbesteding
Onderwijs

Ik heb al diverse aanbestedingen meegemaakt, maar nog geen die zo goed voorbereid en ordelijk is verlopen is als deze.

Opdrachtgever

Deel de case

  • Jack van Grunsven

    Senior Projectmanager

    Maakt doelen tastbaar. Handen uit de mouwen. Neemt besluiten en verantwoordelijkheid. Brengt rust in hectische situaties.

    Meer over Jack van Grunsven

  • Jack van Grunsven

Wil je meer weten?

We vertellen je graag meer over onze aanpak van het succesvol managen van projecten en programma’s.

Bel ons op 030 – 600 47 79 Stuur ons een bericht