BOB-werkwijze

Hoe krijg je de neuzen dezelfde kant op?

In dit artikel beschrijf ik een werkwijze om tot een gezamenlijk beeld en oordeel te komen voor een gedragen en goed besluitIk pas deze methode al zo’n 20 jaar toe, als ik lastige kwesties in mijn projecten tegenkom. Vooral bij onderwerpen waarbij teamleden of stakeholders hun hakken in het zand zetten, komt deze benadering goed van pas. 

 

Stap 1: Beeldvorming  

Soms roept de vraag “Gaan we links-, of rechtsom?” felle reacties op en is beeld- en oordeelsvorming heel lastig. In het begin van mijn carrière leerde ik in een communicatietraining een techniek om de neuzen dan dezelfde kant op te krijgen door plenair de voor- en nadelen van beide opties te noteren in een eenvoudige tabel (fictief voorbeeld).  

Als voorzitter zorg ik ervoor dat ieders inbreng gehoord en besproken wordt en een plaats krijgt in deze tabel. Zo ontstaat een complete tabel en kan iedere deelnemer zijn/haar ei kwijt 

Regelmatig zitten er mensen aan tafel die (krampachtig) ‘tegenstander’ zijn van een verandering. Bijvoorbeeld omdat dit meer werk oplevert voor hun eigen, reeds overbelaste, afdeling. Als dat nadeel gehoord, erkend en genoteerd is, kan men achteroverleunen en vervolgens gaan inzien dat de voordelen voor de hele organisatie veel groter zijn dan dit nadeel. En zo groeien de tabel en de aanwezigen toe naar de vervolgstap, Oordeelsvorming.  

Vaak is de tabel in 1 of 2 sessies te maken, maar het kan ook diverse sessies vragen om alle voor- en nadelen in een goedgekeurde tabel te krijgen 

Stap 2: Oordeelsvorming 

Omstreden keuzes waar deze tabellen nodig zijn, gaan meestal over kwesties waarbij de stuurgroep of de directie besluiten moet nemen. Mijn ‘best-practice is om de opstellers van de tabel te vragen om hun advies aan de beslissers toe te lichten. Hierbij geven we ook de eventuele consequenties en/of vervolgstappen meedie wij adviseren voor als het advies wordt overgenomen. 

Verrassend of niet, in ruim 90% van de gevallen krijg ik een unaniem advies, dat ikmet de namen van alle betrokkenen die dit advies geven, noteer in het beslisdocument.  

Stap 3: Besluitvorming 

Hiermee heb ik de informatie waarmee ik het gesprek kan aangaan met de stuurgroep of directie. En dat vervolgens kan worden gebruikt om stakeholders of overleggremia te informeren. Belangrijk is dat het beslisdocument zelfstandig gelezen kan worden en dus begint met een aanleiding annex probleemstelling, het gevraagde besluit en wie dat neemt.  

Daarna volgt dan een tabel met beide opties en hun voor- en nadelen en tenslotte het advies van het team met de consequenties en vervolgstappen.  

Hoewel het me bijna altijd lukt om in stap 1 het aantal opties met een “reële kans” terug te brengen tot 2, kun je soms niet om een 3e optie heen. Het werkt niet handig om 3 opties in 1 tabel te zetten, want een voor- of nadeel geldt vaak ten opzichte van 1 andere optie. Dan kunnen extra tabellen nodig zijn, en presenteer je in het beslisdocument de geadviseerde optie ten opzichte van de 2 afvallers in 2 keer 

Ik wens de lezer veel succes om met deze werkwijze tot beteregedragen beslissingen te komen.  

Blogdetails

01-04-2021
Blog
  • Eugène Penders

    Senior Projectmanager

    Pragmatische projectmanager die zich kenmerkt door oplossingsgerichtheid, besluitvaardigheid en duidelijkheid. Analyseert vraagstukken snel, scherp en gestructureerd. Neemt ownership, heeft oog voor belangen van betrokken partijen, en zorgt voor structuur en verbinding binnen zijn projectorganisatie.

    Meer over Eugène Penders

  • Eugène Penders

Wil je meer weten?

We vertellen je graag meer over onze aanpak van het succesvol managen van projecten en programma’s.

Bel ons op 088 266 28 70 Stuur ons een bericht