Ritmes & Routines

Uitgangspunten hierbij zijn:

• Vertrouw niet blind op bestaande aanpakken
• Veel projectmanagementroutines zijn gericht op beheersing, welke kies je?
• Gecombineerde inzet van bestaande en nieuwe routines schept betere condities voor innovatieve projecten

Automatisme

Wanneer het gaat over ‘routines’ in projecten, dan bedoelen we daarmee ‘een reeks handelingen die vaak zonder nadenken wordt verricht’. Enkele voorbeelden:

• Ik lees ’s ochtends altijd eerst mijn mail
• Een project kan pas starten wanneer de business case beschikbaar is
• Een eenmaal gestart project stoppen we niet
• In ons bedrijf hebben we een standaard projectaanpak die we op elk project toepassen

De deelnemers aan de workshop hebben op basis van een aantal muzikale ‘oefeningen’ aan den lijve kunnen ervaren hoe lastig het is om ingesleten routines los te laten en te vervangen door andere routines, of door dezelfde routines in een ander ritme toe te passen.

Aanpak workshop

Uit onderzoek is gebleken dat het ‘zonder nadenken’ inzetten van standaard routines voor projectmatig te realiseren veranderingen of vernieuwingen kan leiden tot een mislukking. Dit werd in de workshop geïllustreerd met een praktijkcase waarbij een organisatie een digitale transformatie wilde realiseren. De standaard aanpak had de volgende kenmerken (routines):

• Selecteer via aanbesteding leveranciers met beproefde softwaresystemen
• Maak gebruik van externe projectmanagers met ervaring in digitale transformatie
• Hanteer een standaard projectaanpak (in dit geval een aanpak gebaseerd op Prince2)

Toch kwam dit project niet van de grond en liep hopeloos vast. Door de vertrouwde routines los te laten en beter passende routines te selecteren, lukte het om dit project alsnog tot een goed einde te brengen.

Enkele voorbeelden van de nieuwe routines die aan bod kwamen:

• Stel het leerproces van medewerkers centraal
• Experimenteren en fouten maken is toegestaan
• Investeer in opleiding van medewerkers zodat zij de gewenste digitale transformatie kunnen uitvoeren en ondersteunen
• Vervang de externe projectleiders met ‘algemene’ projectervaring door (interne) projectmanagers die vertrouwd zijn met de primaire processen van de organisatie
• Richt een netwerk van ‘ambassadeurs’ in door het aanwijzen en opleiden van key-users

Hulpmiddel bij selectie

Als hulpmiddel voor het nadenken over en bewust selecteren van ‘passende’ routines heeft KWD een aanpak ontwikkeld: de projectstrategie. Deze aanpak is beschreven in het KWD-boekje ‘Projectstrategie, roadmap naar projectsucces’.

Als praktisch hulpmiddel is het ‘Projectstrategiecanvas’ beschikbaar. Het samen met stakeholders invullen van dit canvas helpt bij het bewust selecteren van bij het project en de omgeving passende routines.

Meer weten? Neem contact op of vraag het boekje en het Projectstrategiecanvas aan via de website.