Deterministisch en Probabilistisch plannen en begroten

In een eerdere blog van deze serie (hoofdstuk 3) is besproken hoe risicomanagement een belangrijke leidraad is bij GWW-projecten. Daarbij is ook probabilistisch plannen even aangestipt. Ik wil nu wat dieper ingaan op de praktische toepassing van deterministisch en probabilistisch plannen en begroten. Met begroten wordt dan bedoeld dat in eerste instantie een raming wordt opgesteld die na goedkeuring wordt omgezet in een begroting. Het kan zijn dat ik hierna de term raming en begroting door elkaar gebruik. De vrijheid van de auteur, zeg maar.

  • 29-04-2018
  • Blog

WBS is de basis

Een deterministische planning en raming kan op verschillende manieren tot stand komen. Bij GWW-projecten is een Work Breakdown Structure (WBS) meestal de basis voor zowel de planning als de raming. Opvallend is wel dat het WBS wordt genoemd, maar in de praktijk heel vaak een Product Breakdown Structure (PBS) is, waarbij elk product ook wordt voorzien van een Product Description. Dicht tegen Prince2 aan dus.

Een Product Flow Diagram heb ik in de praktijk nog niet gezien, maar de WBS kan vrij eenvoudig in een planning worden uitgezet en kan ook goed als basis voor de raming dienen.

Het helpt ook dat er inmiddels veel ervaringsgegevens en kengetallen zijn voor de verschillende typen GWW-projecten. Voor planningen worden redelijk standaard faseringen toegepast. Op basis van ervaring en regelgeving is ook vrij goed te bepalen hoe lang elke fase zal duren. Dat geldt ook voor noodzakelijke procedures, zoals vergunningsaanvragen. In een aantal iteratieslagen is met een groep betrokken experts een behoorlijk betrouwbare planning op te stellen.

Voor ramingen wordt een groot deel van de directe kosten opgebouwd door simpele berekeningen “aantal * normbedrag”, bijvoorbeeld:

  • aantal m2 asfalt * prijs per m2
  • aantal camera’s * normbedrag per camera (inclusief voeding en netwerk t/m aansluiting op de bedienwerkplek)
  • aantal meters geluidscherm * normbedrag per meter

Bij al deze voorbeelden zijn er uiteraard diverse kostenverhogende en/of verlagende factoren, gerelateerd aan de vereiste kwaliteit en omgevingsfactoren. Bovenop deze directe kosten komen bijvoorbeeld ook engineeringskosten, managementkosten, winstpercentage etc.

Op deze wijze hebben we dan een deterministische planning en raming gerealiseerd. Als je dan aan de mensen vraagt die hieraan hebben meegewerkt hoeveel vertrouwen ze in de planning en raming hebben, zul je heel vaak een behoorlijk positief gestemd antwoord krijgen. We hebben het tenslotte met een aantal ervaren mensen in beeld gebracht; het is een realistische planning en een realistische raming.

Risicoanalyse

Vervolgens houden we een uitgebreide risicoanalyse, waar alle betrokken disciplines aan meedoen. Voor grote en complexe projecten mag je hier wel een paar dagen voor uittrekken. Met de planning als basis worden alle risico’s in kaart gebracht.

De standaard aspecten van de risico’s worden inzichtelijk gemaakt en ingeschat:

  • mogelijke oorzaak/oorzaken
  • mogelijke gevolg (en)
  • kans op optreden
  • gevolgen voor tijd, geld, kwaliteit, veiligheid en imago
  • risicohouder
  • compenserende maatregelen
  • restrisico

Op basis hiervan wordt de score van elk risico én de top-10 bepaald. Deze top-10 wordt gekoppeld aan de producten in de planning en raming waarop deze risico’s betrekking hebben. Vervolgens worden Monte Carlo simulaties gedraaid. In het algemeen worden zo’n 10.000 cycles gedraaid.

De resultaten zijn een probabilistische planning en raming, waarbij mogelijke effecten van de risico’s zijn vertaald naar de waarschijnlijke invloed op de planning en raming.

Uit de probabilistische planning kunnen resultaten komen als:

  • Met 50% zekerheid van de einddatum uit de deterministische planning worden gehaald
  • Met 70% zekerheid blijft de uitloop beperkt tot een maand
  • Met 90% zekerheid blijft de uitloop beperkt tot 2 maanden

Eenzelfde inschatting wordt gegeven voor het noodzakelijke budget.

Het is dus niet zo dat de financiële waarde van de risico’s bij elkaar worden opgeteld en aan het projectbudget worden toegevoegd. Door de Monte Carlo simulaties wordt de waarde bepaald voor een op te geven zekerheidspercentage. Hetzelfde geldt voor de probabilistische planning.

Communicatie omgevingspartijen

In de praktijk zal de deterministische planning meestal worden gehanteerd in de uitvoering. In de communicatie naar de omgevingspartijen kan er echter voor worden gekozen een latere datum uit de probabilistische planning te hanteren. Voor het aan te vragen budget zal in het algemeen een hoger bedrag uit de probabilistische raming worden gehanteerd. Dit kan in de loop van het project naar beneden worden bijgesteld als risico’s zich in de praktijk niet hebben voorgedaan.

De probabilistische planning en raming zijn van belang voor de besluitvorming over het project en de communicatie hierover. Het is echter van nog groter belang voor de governance over de gehele portefeuille van projecten. Als de deterministische planning en raming gehanteerd zouden worden, zou elke tegenvaller in een project direct gevolgen hebben voor de planning en het beschikbare geld voor alle volgende projecten. Die kans wordt door de probabilistische planning en raming aanzienlijk verkleind.

De combinatie van beide methoden geeft ons dus een duidelijk beeld van de kosten en planning van deze grote en vaak zeer complexe projecten.

Profiel Wim Schuurmans

Tientallen jaren heb ik gewerkt als projectmanager op het snijvlak van Business en ICT. Door toeval ben ik nu sinds een jaar of 6 ingezet op project- en contract management van Grond-, Weg- en Waterbouw (GWW) projecten. Hierbij heb ik me positief verbaasd over de professionaliteit van de projectenorganisatie. Een ingebakken professionaliteit. Misschien niet voor iedereen verrassend, maar voor mij toch reden een aantal van die waarnemingen te delen.

Dit artikel maakt deel uit van een serie van in totaal 12 artikelen:

  1. Integrale Project Management Teams
  2. Systeemgerichte Contract Beheersing
  3. Risico Management als leidraad
  4. Deterministische en Probabilistische planning
  5. Project Start-ups en Project Follow-ups
  6. Prestatie Verklaringen
  7. Verificatie en Validatie
  8. Systems Engineering
  9. De duivelsdriehoek, imago en veiligheid
  10. Het belang van software(testen) in tunnels en bruggen
  11. De organisatiematrix
  12. Minder mensen / meer werk
  • Wim Schuurmans

    Senior Project- en Programmamanager

    Een verfrissende aanpak en een optimaal resultaat.

    Meer over Wim Schuurmans

  • Wim Schuurmans

Wil je meer weten?

We vertellen je graag meer over onze aanpak van het succesvol managen van projecten en programma’s.

Bel ons op 030 – 600 47 79 Stuur ons een bericht