Prestatie Verklaringen

Kortweg betekent ‘Prestatie Verklaren’ dat de opdrachtgever, meestal vertegenwoordigd door een contractmanager, verklaart dat deze akkoord gaat met een prestatie die in de afgelopen periode is geleverd. Dat kan dus zijn dat de juiste voortgang is gehaald en/of dat een product correct is opgeleverd. Pas na ontvangst van een door de contractmanager namens de opdrachtgever ondertekende prestatieverklaring mag de aannemer een factuur over die periode insturen.

Artikelen

Simpel dus. Waarom dan hier een artikeltje aan wijden? Dat is omdat het in de praktijk een heel krachtig instrument is om enerzijds niet in de verantwoordelijkheid van de aannemer te treden en anderzijds toch als opdrachtgever voldoende grip te houden op de voortgang en de kwaliteit van het werk.

Afrekenmodellen

Je kunt bij een projectopdracht met een aannemersbedrijf diverse betaalschema’s afspreken. Afhankelijk van de duur, omvang, kosten, complexiteit, fasering en risico’s van een project kun je kiezen voor betaling op product, planning of een combinatie. Bij kortere projecten wordt vaak gekozen voor betaling op product. Hierbij wordt er afgerekend per op te leveren product binnen het project. Een product kan dan bijvoorbeeld zijn een afgeronde eisenspecificatie, een ontwerp en/of een gerealiseerd werk. Per product kun je dan nog aanvullende afspraken maken, bijvoorbeeld 10% bij oplevering van een plan van aanpak, 70% bij oplevering van het product en 20% bij acceptatie.

Bij projecten met een langere doorlooptijd wordt vaak gekozen voor betaling op planning. Het werk wordt dan uitgezet in tijd en na elke periode, bijvoorbeeld een maand, wordt het deel van de prijs betaald die logischerwijs in die periode valt. Een lang project zal meerdere, soms tientallen (deel)producten gelijktijdig in ontwikkeling hebben. Voor al deze producten wordt het proportionele deel over de periode betaald. Het voordeel hiervan is dan dat, bij een goede verdeling van het werk, er vrijwel automatisch een S-curve ontstaat. Die S-curve komt vrij goed overeen met het uitgaven- en inspanningspatroon van de aannemer en ook met de waarde van het gerealiseerde werk. Ter meerdere zekerheid wordt meestal wel een deel van het geld gereserveerd voor betaling na de laatste oplevering en acceptatie. Vooral voor het opleveren van het opleverdossier met o.a. de as-built tekening en het verhelpen van eventuele restpunten is dit wel een voorwaarde.

Concept prestatieverklaring

Laten we als voorbeeld een project met betaling op planning nemen. Als een aannemer voor een bepaalde maand betaald wil krijgen, moet deze voor alle producten waaraan in die maand gewerkt is aantonen dat aan dit product gewerkt is en dat de ontwikkeling van dit product op planning ligt. In het algemeen is het voldoende dat in de voortgangsrapportage voor elk van de producten wordt gerapporteerd wat de status en de voortgang is. Vervolgens stuurt de aannemer een concept prestatieverklaring aan de opdrachtgever met daarin alle producten waaraan in die periode is gewerkt. Indien de contractmanager concludeert dat het akkoord is, tekent hij de prestatieverklaring en retourneert deze aan de aannemer, waarop deze mag factureren.

Drijfzand

Dit lijkt natuurlijk drijfzand, omdat de aannemer zelf kan rapporteren dat hij op planning ligt, terwijl dat in werkelijkheid niet zo is. Dit gaat echter maar heel kort goed. Zodra één van de (tussen-)producten gereed wordt gemeld, zal er een acceptatie van dit product door de opdrachtgever moeten plaatsvinden. Daarvoor moet door de aannemer een ‘verificatie & validatie (V&V) rapport’ worden overlegd (ook voor papieren producten) waarmee de aannemer aantoont dat aan alle eisen voor dit product wordt voldaan. Vervolgens kan de opdrachtgever besluiten een toets uit te voeren op het opgeleverde product. Dat gebeurt vooral in het begin van een project praktisch altijd. Als dan blijkt dat er, ondanks het opgeleverde V&V rapport, aan bepaalde eisen toch niet wordt voldaan, is dit direct reden om de betaling voor dit product te stoppentotdat wordt aangetoond dat eventuele tekortkomingen zijn opgelost. Een dergelijke signalering zal ook betekenen dat het risicoprofiel van het project direct omhoog gaat. Waarna extra procestoetsen op het kwaliteitssysteem van de aannemer worden uitgevoerd. Ook zal hierna veel vaker en langduriger worden besloten inhoudelijke producttoetsen uit te voeren bij oplevering.

De regie ligt dus vooral bij de aannemer en er vindt toetsing achteraf plaats volgens vooraf opgestelde criteria.

Profiel Wim Schuurmans

Tientallen jaren heb ik gewerkt als projectmanager op het snijvlak van Business en ICT. Door toeval ben ik nu sinds een jaar of 6 ingezet op project- en contract management van Grond-, Weg- en Waterbouw (GWW) projecten. Hierbij heb ik me positief verbaasd over de professionaliteit van de projectenorganisatie. Een ingebakken professionaliteit. Misschien niet voor iedereen verrassend, maar voor mij toch reden een aantal van die waarnemingen te delen.

Dit artikel maakt deel uit van een serie van in totaal 12 artikelen:

Resultaat boeken voor en met jou

Wij starten met goed luisteren naar jou als opdrachtgever. Om samen een effectieve en succesvolle aanpak te kiezen voor de gewenste transitie van jouw huidige situatie-A naar het te bereiken resultaat-B. Ons gezamenlijk doel is altijd: Nul Mislukkingen! voor jouw projecten.

Neem contact met ons op