Risicomanagement als leidraad

Risico management speelt bij GWW-projecten een zeer belangrijke rol. We kennen ook in ICT/business projecten risicomanagement als een belangrijke component van project management, maar in de praktijk neemt het in die projecten vaak niet zo’n belangrijke plaats in als in de GWW-projecten.

  • 27-09-2017
  • Blog

Risico-analyse

Ook in ICT/business projecten wordt altijd wel een risicoanalyse uitgevoerd. In het beste geval worden er beheersmaatregelen benoemd en toegewezen aan verantwoordelijken. Periodiek wordt de risicoanalyse ook geëvalueerd en bijgesteld.

Bij de grotere GWW-projecten vervult risicomanagement echter structureel een belangrijkere rol in planning en beheersing van projecten. In tegenstelling tot bij de meeste ICT/business projecten wordt risicomanagement in projecten door de gehele organisatie als zeer belangrijk gezien. Vóór de project start-up zijn de belangrijkste risico’s al geïnventariseerd en worden in de opdracht meegegeven. Bij de project start-up en bij elke fase wordt een uitvoerige risicoanalyse gehouden. De risico’s worden consequent voorzien van maatregelen en restrisico’s. Er vindt een verdeling plaats naar opdrachtgevers-, opdrachtnemers- en gezamenlijke risico’s. De kans op optreden en mogelijke effecten van risico’s worden gekwantificeerd in euro’s (risico-budget) en een inschatting van de mogelijke gevolgen in de tijd (van deterministische naar probabilistische planning). Om de opdrachtnemer zoveel mogelijk zijn eigen verantwoordelijkheid te laten nemen en aan de andere kant tijdig te kunnen ingrijpen als er zaken mis dreigen te gaan, wordt periodiek (bijv. 1 keer per kwartaal) een extra risico-update gemaakt om risicovolle zaken te identificeren. De opdrachtgevers toetsen dit gericht middels de methodiek van Systeemgerichte Contractbeheersing.

Zoals in mijn eerdere bijdrage over Systeemgerichte Contract Beheersing al aangegeven, vormt de risicoanalyse de basis voor het uitvoeren van systeem-, proces- en producttoetsen. Periodiek, in ieder geval bij aanvang van een SCB-toetsperiode, wordt een risicoanalyse uitgevoerd door het gehele IPM-team en eventueel adviseurs van de verschillende rolhouders. Hierbij worden de risico’s en risicovolle processen in kaart gebracht en gekwantificeerd. De standaard aspecten van de risico’s worden inzichtelijk gemaakt en ingeschat, denk aan:

  • mogelijke oorzaak/oorzaken
  • mogelijke gevolg (en)
  • kans op optreden
  • gevolgen voor tijd, geld, kwaliteit, veiligheid en imago
  • risicohouder
  • compenserende maatregelen
  • restrisico

Op basis hiervan wordt de score van elk risico en de top-10 bepaald. De risico’s worden gedeeld met de opdrachtnemer. De risico’s die (voornamelijk) door de opdrachtnemer dienen te worden beheerst, worden overgedragen met de opdracht de juiste maatregelen hiervoor te treffen.

Voortgangsrapportage

In de periodieke voortgangsrapportage van de opdrachtnemer is de rapportage over de openstaande risico’s een verplicht onderdeel. Hetzelfde geldt voor de rapportage van de interne projectmanager aan de interne opdrachtgever. In het voortgangsoverleg met de opdrachtnemer staan de risico’s standaard op de agenda en hetzelfde geldt voor de stuurgroep waaraan de interne projectmanager rapporteert. Daarnaast worden er regelmatig gezamenlijke risicosessies gehouden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.

Planning

Ook in de planning komt risicomanagement tot uiting. De planning wordt in het algemeen deterministisch opgesteld. Dat wil zeggen dat wel alle voorspelbare activiteiten en op te leveren producten zijn gepland en er veelal slack is ingebouwd maar dat er nog geen rekening is gehouden met de risico’s en onzekerheden. Deze deterministische planning is in het algemeen de planning waarop wordt gestuurd.

Voor het bepalen van de gevolgen van risico’s op uitloop wordt echter nog een probabilistische planning opgesteld. Hierbij wordt op basis van de ingebrachte gekwantificeerde risico’s met behulp van Monte Carlo simulaties de meest waarschijnlijk einddatum van het project bepaald.

Uit deze probabilistische planning kunnen resultaten komen als:

  • Met 50% zekerheid kan de einddatum uit de deterministische planning worden gehaald
  • Met 70% zekerheid blijft de uitloop beperkt tot een maand
  • Met 90% zekerheid blijft de uitloop beperkt tot 2 maanden

De uitkomsten van de probabilistische planning kan aanleiding zijn tot het kiezen van een voorzichtige communicatie over de einddatum van het project en/of een extra investering in compenserende maatregelen.

Zoals aangegeven blijft het sturen in het algemeen wel plaatsvinden op basis van de deterministische planning.

Oplevering

Bij het opleveren van het projectresultaat zal ook altijd nog een sessie worden gepland om het risicomanagement van het project te evalueren, maar ook om de restrisico’s te bepalen die na oplevering nog kunnen optreden. Dit is een verplicht onderdeel van de overdracht van het projectresultaat aan de beheeromgeving.

Afrondend

Dat risicomanagement in GWW-projecten serieus wordt genomen, zal duidelijk zijn na bovenstaande. En laten we eerlijk zijn: we willen allemaal graag met zo min mogelijk vertraging onderweg zijn dus mogen we ook blij zijn dat dit zo serieus wordt genomen.

Profiel Wim Schuurmans

Tientallen jaren heb ik gewerkt als projectmanager op het snijvlak van Business en ICT. Door toeval ben ik nu sinds een jaar of 6 ingezet op project- en contract management van Grond-, Weg- en Waterbouw (GWW) projecten. Hierbij heb ik me positief verbaasd over de professionaliteit van de projectenorganisatie. Een ingebakken professionaliteit. Misschien niet voor iedereen verrassend, maar voor mij toch reden een aantal van die waarnemingen te delen.

Dit artikel maakt deel uit van een serie van in totaal 12 artikelen:

  1. Integrale Project Management Teams
  2. Systeemgerichte Contract Beheersing
  3. Risico Management als leidraad
  4. Deterministische en Probabilistische planning
  5. Project Start-ups en Project Follow-ups
  6. Prestatie Verklaringen
  7. Verificatie en Validatie
  8. Systems Engineering
  9. De duivelsdriehoek, imago en veiligheid
  10. Het belang van software(testen) in tunnels en bruggen
  11. De organisatiematrix
  12. Minder mensen / meer werk
  • Wim Schuurmans

    Senior Project- en Programmamanager

    Een verfrissende aanpak en een optimaal resultaat.

    Meer over Wim Schuurmans

  • Wim Schuurmans

Wil je meer weten?

We vertellen je graag meer over onze aanpak van het succesvol managen van projecten en programma’s.

Bel ons op 030 – 600 47 79 Stuur ons een bericht