De ontwikkeling van een KWD-boekje

De start van het proces

Hoewel het misschien logisch lijkt om het onderwerp van een nieuw boekje pas op te pakken na het introduceren van een boekje tijdens de Vakdag, is dat niet het geval. Aan de hand van het boekje van 2018 over Projectstrategie, nemen we je mee in de aanpak daarvan. Het denkproces over het onderwerp hiervan is al geruime tijd vóór de Vakdag van 2017 begonnen. Daarbij werden we gelijk voor een uitdaging gesteld: een vervanger vinden voor Fred Heemstra, co-auteur vanaf het eerste boekje in de KWD-Reeks. Fred ging welverdiend met pensioen en dus moesten we op zoek naar een passende opvolger.

In de herfst van 2017 hebben we Peter Storm bereid gevonden om met ons mee te schrijven. Peter is een  bekende persoonlijkheid in projectmanagementland en is één van de redactieleden van het KWD Vakblad Projectmanagement. KWD’ers Arjan Jonker, Gerard Meijer en Luuk Ketel, hebben samen met Peter de aftrap voor het boekje gedaan in een hotel in Rosmalen. Daarna is door Luuk en Peter een plan van aanpak opgesteld, de projectstrategie voor het schrijven van het boekje, dat zij voor Kerst 2017 hebben opgeleverd.

De Projectstrategie voor het boekje over Projectstrategie

Luuk en Peter hebben hierna tot aan de kerst een plan van aanpak, zeg maar de projectstrategie van het boekje, in elkaar gezet over het wat, het hoe en welke inhoud willen we gaan beschrijven in het boekje. Dit is vaak via Skype-gesprekken gegaan omdat de auteurs verspreid over Nederland wonen, tot in Zuid-Limburg aan toe.

In januari 2018 vond de echte kick-off plaats waarvoor Peter al literatuur onderzoek gedaan had en waarmee werd bevestigd wat we al verwachtten: er is over projectstrategie weinig geschreven en onderzoek is er nauwelijks naar gedaan. De rolverdeling bij het schrijven van de KWD-boekjes is dat KWD de praktijkervaring inbrengt en Peter daarbij de rol van Fred overneemt: de grote lijnen opzetten en bewaken. Om het tempo erin te houden, is de groep auteurs iedere 2 tot 3 weken bij elkaar gekomen tot aan de zomer van 2018.

Wanneer is goed, goed genoeg?

De auteurs gingen voortvarend van start en al in februari 2018 hadden zij de 4^e werkversie van het boekje gereed en dachten ‘dit gaat de goede kant op’. Vervolgens is tijdens een interne sessie in april 2018, binnen KWD met collega’s een workshop gehouden over het onderwerp Projectstrategie. Daarbij werd veel kennis gedeeld en informatie opgehaald. Ook werd een vragenlijst opgesteld die vervolgens met de opdrachtgevers van KWD’ers, aan de hand van een interview, werd ingevuld en waarvan de resultaten zijn verwerkt als input voor het boekje.

In mei 2018 zaten we al op versie 7 van het boekje en dachten we dat we al wel op de 80%-versie zaten. Daarmee was ook het moment gekomen om ook met de vormgeving te starten. Luuk ging aan de slag met de eerste ideeën voor stockfoto’s, bereide de ‘spellingscontrole’ voor en contacteerde de drukker alvast om de logistiek ruim op tijd op orde te hebben. En toen kwam het moment dat we dachten: dit leest toch niet lekker en hebben we de inhoud in juni 2018 nog eens fors anders ingedeeld. Niet onverwacht voor de KWD’ers, want uit ervaring weten we dat dit ieder boekje opnieuw zo gaat. Voor Peter echter was dit wel een nieuwe ervaring en achteraf gezien is hem dit goed bevallen aangezien het nodig was om tot een kwalitatief goed boekje te komen.

Voor de zomer klaar?

Na de herindeling zaten we inmiddels al op versie 10 van het boekje. Daarin waren ook praktijkvoorbeelden opgenomen en begonnen vorm en inhoud goed op elkaar afgestemd te raken. Met nog wat aanpassingen, aanvullingen en herschrijfrondes, zaten we op versie 13. Het moment voor Luuk om met vakantie te gaan en Gerard in de zomervakantie de laatste puntjes op de ‘i’ te laten zetten. Na de zomer hoefde dan ‘alleen nog maar’ de spellingscontrole en opmaak afgerond te worden. De versie die door Gerard werd opgeleverd, inmiddels alweer versie 14, is in de eerste helft van augustus 2018 grondig gereviewed door Luuk, Arjan en Gerard. In deze tijd werd ook de definitieve titel gekozen uit ruim 30 mogelijke titels, waarbij flink over en weer gebeld werd om titels te bespreken: “Projectstrategie: roadmap naar projectsucces” en met de subtitel “Voorkom zwalken, wees voorbereid!”.

De afronding

Met versie 19 gaan we in de 2^e helft van augustus 2018 de spellingscontrole in, waarvoor we een specialist in de arm hebben genomen. Dit levert nog de nodige verbeteringen op en als we die hebben afgestemd en de spellingscontrole afgerond is, zitten we al op versie 20. Eind augustus moeten het logistieke en creatieve proces nog afgerond worden. We gebruiken het thema rugby en zoeken stockfoto’s uit en stemmen af welke foto bij welk stuk tekst geplaatst gaat worden. Ook hierna zijn nog weer meerdere versies nodig voordat we zover zijn dat het naar de drukker kan.

De vormgever heeft ondertussen een 1^e opmaak opgeleverd om te kijken op hoeveel pagina’s we uit gaan komen zodat we weten hoe dik het boekje wordt en we dit ook met de drukker kunnen afstemmen. De drukker in Litouwen is ook gereserveerd en deze gaat eind september met de definitieve versie aan de slag zodat het boekje op tijd voor de KWD Projectmanagement Vakdag 2018 in huis is. We hebben het dan inmiddels al wel over versie 30…

Al met al is het maken van een boekje erg leerzaam, creatief, leuk en je werkt naar een vaste einddatum. Het is net een echt project en ook in dit geval veranderen we van inzichten, komen tot nieuwe ontdekkingen en ondervinden tegenslagen. Maar het resultaat mag er zijn: een mooi nieuw boekje in de KWD-reeks dat enthousiast is ontvangen door onze doelgroep. En daar doen we het voor. Want behalve voor Kunnen, Willen, Durven, staat KWD ook voor Kennis Willen Delen. En nu zijn we dus al weer bezig met het volgende boekje…