Vernieuwing van de informatievoorziening, noodzakelijk!
Nadat in 2013 Miljoenen euro’s te veel zijn uitgekeerd aan de WKB, heeft de gemeenteraad van Amsterdam besloten het organisatie onderdeel Belastingen op de schop te nemen. De focus moet weer terug naar een ‘robuust en betrouwbare’ organisatie en informatievoorziening.
Een van de drie grote programma’s die toen zijn gestart, moest het 20 jaar oude systeem NeoTAX vervangen door een standaard pakket uit de markt. Het wordt uiteindelijk een complete vernieuwing van de informatievoorziening en een aanpassing van de organisatie. De urgentie is hoog, de politiek kijkt kritisch mee, de besluitvorming is complex, continue afstemming en samenwerking blijft noodzakelijk en de markt heeft een beperkt aanbod. Hoe gaan we hier het gewenst resultaat neerzetten?
Resultaat
De KWD projectmanager heeft in korte tijd een strategie neergezet en vertaald naar een aanpak. In deze aanpak heeft hij vooral gezorgd voor de juiste aansluiting op de politieke en ambtelijke besluitvorming, is gestart met een transparant samenwerkingsmodel met de relevante organisatieonderdelen binnen Amsterdam en gezorgd voor een juiste dialoog met de markt door de Europese aanbesteding vanuit een Best Value Procurement neer te zetten. Door deze aanpak is de besluitvorming op planning en daarmee het programma. In 2016 en 2017 zal het geselecteerde pakket in Amsterdam worden geïmplementeerd en de belasting organisatie hierop worden aangepast.
Opdracht
Het programma Vernieuwing Informatievoorziening Belastingen (VIB) in de gemeente Amsterdam heeft als doel de huidige informatievoorziening te vervangen door een standaardpakket uit de markt. De aanleiding hiertoe is enerzijds een sterk verouderde ICT omgeving, waardoor stabiliteit en toekomstvastheid in het geding zijn gekomen en nieuwe wet- en regelgeving niet meer ondersteund kan worden. Anderzijds is de aanleiding een meer robuuste en betrouwbare ondersteuning te bieden voor de bedrijfsprocessen. Deze processen leiden nu tot hoge kosten, lage kwaliteit en kritische reacties van de burgers en sluiten nu onvoldoende aan, waardoor niet alle benefits van het bedrijf genomen kunnen worden.
Het programma is gestart met een verkenningsfase van de markt in december 2014. De eerste helft van 2015 is het bestek opgesteld waarbij gebruik is gemaakt van de regels van de Best Value Procurement aanpak. In Q1 2016 is de selectiefase afgerond en zal de rest van 2016 en 2017 gebruikt worden voor implementatie en de organisatie hierop aan te passen.
Als programmamanager is Arjan eindverantwoordelijk voor het totale traject. Het programma maakt gebruik van de MSP aanpak. De belangrijkste uitdagingen in een grote gemeentelijke omgeving is het betrekken van de juiste partijen en het goed en tijdig gebruik maken van de ambtelijke- en politieke besluitvorming. Dit vergt continue aandacht richting de stakeholders naast het tijdig opleveren van kwalitatief goede resultaten. En dit laatste lukt alleen met een goed team van professionals die zich echt willen verbinden aan het programma.
Inmiddels in de selectiefase afgerond en is de organisatie voorbereid om de implementatiefase. De implementatie omvat zowel de inrichting van het nieuwe pakket als de aanpassingen en voorbereiding die nodig zijn in de organisatie.
