Vernieuwing van de informatievoorziening, noodzakelijk! (deel 2)

Een van de drie grote programma’s die toen zijn gestart, moest het 20 jaar oude systeem NeoTAX vervangen door een standaard pakket uit de markt. Het wordt uiteindelijk een complete vernieuwing van de informatievoorziening en een aanpassing van de organisatie. De urgentie is hoog, de politiek kijkt kritisch mee, de besluitvorming is complex, continue afstemming en samenwerking blijven noodzakelijk en de markt heeft een beperkt aanbod. Hoe gaan we hier het gewenst resultaat neerzetten? 

Resultaat

KWD programmamanager Arjan IJdo heeft zich in het jaar 2016 gericht op het succesvol afronden van een complex besluitvormingstraject binnen de gemeente Amsterdam. Dat uiteindelijk heeft geresulteerd in de ondertekening van een voor Amsterdam belangrijk en strategisch contract met een leverancier die de informatievoorziening gaat vernieuwen.

De implementatiefase is daarmee gestart.

Hiervoor is een programmaorganisatie, een ‘fabriek’, opgezet die sturing geeft op en uitvoering geeft aan de op te leveren resultaten. De resultaten zijn sterk verweven binnen de organisatie van Amsterdam en dit vereist een brede en veelvuldige afstemming zonder de resultaten en planning te kort te doen. De afstemming vind o.a. plaats op een relevante verhoging van de kwaliteit van de gegevens in verband met basisregistratief werken, het aanmaken van koppelingen binnen en buiten Amsterdam, organisaties aanpassen op het nieuwe werken, inrichten en werkend krijgen van het nieuwe systeem en dat alles geaccepteerd krijgen.

De opzet van deze ‘fabriek’ bewijst zich al door de eerste resultaten op te leveren conform planning, verwachte kwaliteit en afgestemd met veel organisatieonderdelen binnen Amsterdam.

Opdracht

Het programma Vernieuwing Informatievoorziening Belastingen (VIB) in de gemeente Amsterdam heeft als doel de huidige informatievoorziening te vervangen door een standaardpakket uit de markt. De aanleiding hiertoe is enerzijds een sterk verouderde ICT omgeving, waardoor stabiliteit en toekomstvastheid in het geding zijn gekomen en nieuwe wet-  en regelgeving niet meer ondersteund kan worden. Anderzijds is de aanleiding een meer robuuste en betrouwbare ondersteuning te bieden voor de bedrijfsprocessen. Deze processen leiden nu tot hoge kosten, lage kwaliteit en kritische reacties van de burgers en sluiten nu onvoldoende aan, waardoor niet alle mogelijke benefits gerealiseerd kunnen worden.

Na ondertekening van het contract is de implementatiefase gestart. De jaren 2016 en 2017 worden hiervoor gebruikt. De programmaorganisatie kent in de uitvoering een vijftal sporen. Deze sporen moeten in gezamenlijkheid leiden tot verhogen van de kwaliteit van de gegevens om basisregistratief te werken, het systeem ingericht en operationeel te krijgen, de organisatie voor te bereiden en in te richten op het anders werken, het operationeel krijgen van de hoeveelheid koppelingen binnen en buiten de gemeente Amsterdam en het geaccepteerd krijgen van het geheel.  

Als programmamanager is Arjan eindverantwoordelijk voor het totale traject. De belangrijkste uitdaging in een grote gemeentelijke omgeving blijft het betrekken van de juiste partijen en het goed en tijdig gebruik maken van de ambtelijke- en politieke besluitvorming. Dit vergt zijn continue aandacht richting de stakeholders naast het tijdig opleveren van kwalitatief goede resultaten. En dit laatste lukt alleen met het goede team van professionals dat hij heeft neergezet, dat zich echt wil verbinden aan het programma. Daarnaast is de governance-organisatie rond het programma van onschatbare waarde.

Deze case is een vervolg op “Vernieuwing van de Informatievoorziening, noodzakelijk!“