Meer tijd voor de zorg
Zorgverleners in de thuiszorg zijn veel tijd kwijt aan hun administratie. Deze thuiszorgorganisatie ondersteunt haar zelfstandige zorgverleners (zzp’ers) met innovatieve oplossingen zodat zij hun tijd kunnen besteden aan hun passie: de zorg voor hun cliënten in plaats van aan administratieve handelingen.
Resultaat
Zorgverleners hebben de beschikking gekregen over een app die zij op hun telefoon kunnen installeren. Hiermee wordt eenvoudig en snel de tijd geregistreerd die zij aan de zorg voor hun cliënten besteden. Deze tijd kan daarna ook sneller dan voorheen door hen gefactureerd worden aan de thuiszorgorganisatie. De feitelijke vastlegging in exacte minuten, voldoet aan de eisen van toezichthouders en financiers in de zorg en bovendien vereist dit minder controles achteraf. Cliënten hoeven geen aftekenlijsten meer te controleren en af te tekenen. Zo zijn alle betrokkenen minder tijd kwijt aan het facturatieproces.
Opdracht
KWD’er Ferdy Meijboom is gevraagd om te onderzoeken hoe het gebruik van een app helpt om de administratieve last te beperken voor alle partijen en dit vervolgens te implementeren.
Bestaande apps gaan veelal uit van een koppeling met domotica op de locatie. Deze zijn meestal gekoppeld aan planningssystemen waarin het uitgangspunt is dat planning overeenkomt met realisatie. Dit is voor deze thuiszorgorganisatie niet bruikbaar, ook vanwege de onafhankelijkheid van de zzp’ers die zelf verantwoordelijk zijn voor hun planning.
Besloten is om een app te laten ontwikkelen waarbij een goede aansluiting op het facturatieproces essentieel is. Hiervoor is een partij geselecteerd en met deze partij is in enkele sprints de app ontwikkeld. Tegelijkertijd werd het facturatiesysteem aangepast.
M.b.v. de app wordt bij start en einde van de zorgverlening een QR-code bij de cliënt gescand. De zorgverlener stuurt de geregistreerde tijd naar het facturatiesysteem waarin deze op een later tijdstip verder verwerkt kan worden. Voor tijd die met de app is geregistreerd, is het proces van aftekenlijsten vervallen. Hiermee wordt het proces ook voor de cliënten van de thuiszorgorganisatie eenvoudiger.
De app is in een pilot door een kleine groep gebruikers in de praktijk getest waarna deze aan alle zorgverleners van de organisatie is aangeboden. Gebruikerswensen voor verbetering zijn verwerkt in een extra release waarin m.n. de usability verder is verbeterd.
Zorgverleners zijn nu minder tijd kwijt aan hun administratie. De regiokantoren en de centraal kantoororganisatie zijn minder tijd kwijt aan controles en het najagen van zorgverleners die te laat hun facturen en aftekenlijsten indienen. Vragen van financiers en toezichthouders over declaraties zijn bovendien eenvoudiger en sneller te beantwoorden.
