Fusie met ambitieuze deadline
In november 2020 krijgt Eugène Penders de leiding van het project om de beoogde instellingenfusie van de Agrarische Opleidingscentra Aeres en Nordwin College per 1 augustus 2021 mogelijk te maken door hun beide Student-Informatie-Systemen Eduarte (en daarmee hun hele IT-landschap) samen te voegen. Volgens de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) en SIS-leverancier Iddink vraagt dit minimaal 1 jaar doorlooptijd. Als het project start, zijn er nog 8 maanden beschikbaar tot 1 augustus 2021. Overschrijding van deze deadline betekent tenminste 1 jaar uitstel van de beoogde fusie.
Resultaat
Voor start van schooljaar 2021/2022 is de go-live succesvol afgerond, zijn alle systemen weer beschikbaar voor de gebruikers en is de instellingenfusie per 1 augustus 2021 een feit. De geïntegreerde Eduarte-omgeving voor het gefuseerde Aeres is ingericht met alle vereiste data, functionaliteit en interne en externe koppelingen. Alle VMBO-leerlingen en MBO-studenten van Nordwin College bij DUO zijn overgeschreven naar Aeres. Volgens Iddink de meest soepel verlopen fusie die zij hebben meegemaakt.
De Stuurgroep (directieniveau) en Raad van Bestuur van Aeres zijn zeer blij met dit mooie resultaat. Financieel is het project ook netjes binnen begroting afgerond.
Opdracht
Na goedkeuring van de projectopdracht en -organisatie start Eugène de Initiatiefase om projectbreed tot een goede aanpak en planning te komen.
Het uitgangspunt dat Nordwin al overschakelt op de Aeres-inrichting blijkt na de fit/gap-analyse niet tijdig realiseerbaar. Gekozen wordt voor ‘beide werelden naast elkaar’ als tussenstap:
- Beide instellingen werken na de fusie voorlopig nog op hun oude manier. Beide dus ‘naast elkaar’ ingericht in één Eduarte-omgeving. Autorisaties etc. voorkomen dat gebruikers van de ‘ene wereld’ veel last hebben van de ‘andere wereld’.
- Voor de fusie worden de Nordwin-studenten overgeschreven naar Aeres. Documenten worden al aangepast aan de Aeres-conventies.
- Vele koppelingen met omliggende applicaties worden aangepast en gemigreerd om de IT-landschappen te integreren.
- Aeres-brede processtandaardisatie wordt in een vervolgproject opgepakt.
Na goedkeuring van het projectplan start de uitvoering in februari 2021. Eduarte-leverancier Iddink verzorgt de datamigratie met Data eXcellence.
Tijdens het project spelen diverse inhoudelijke uitdagingen, waarbij ook de verschillen in cultuur en zienswijze van beide fusiepartners een rol spelen. Eugène slaagt er als ‘objectieve buitenstaander’ goed in om het team bij elkaar te houden, en tot goede en gedragen besluiten te komen.
Interne stakeholders en gebruikers worden geïnformeerd over het project. Met DUO en Friesland college zet Eugène overlegstructuren op voor het project. Friesland college gaat, als partner in MBO Life Sciences, mee in deze migratie.
Een uitvoerig test- en acceptatieprogramma wordt gepland en doorlopen. Testbevindingen worden in JIRA geregistreerd en opgelost. Een gedetailleerd Go-live draaiboek wordt opgesteld.
Zo wordt voortvarend en gestructureerd naar de go-live toegewerkt. Medio juni besluit de Raad van Bestuur dat de instellingenfusie per 1 augustus 2021 plaatsvindt. In de zomervakantie vindt de go-live plaats, en is de fusie een feit.
