WMS-pakketselectie en -implementatieplan
In november 2020 start Eugène Penders parttime (40%) bij Urban Arrow, een succesvol Amsterdams bedrijf dat zeer snel groeit als producent van high-end elektrische bakfietsen voor de consument en de zakelijke markt. Zijn opdracht is de pakketselectie en -implementatie van een WMS (warehouse-managementsysteem), dat ingericht moet worden voor de groei- en insourcingstrategie van Urban Arrow, met gewenste go-live in maart 2021. Urban Arrow is onderdeel van de Pon Groep.
Resultaat
Op 3 februari 2021 geeft de stuurgroep haar goedkeuring aan het projectplan en aan definitieve gunning aan WICS. De geplande go-live is eind april, zodat het project ook de vereiste aanpassingen in ERP-pakket Exact Online kan meenemen om de logistieke-, assemblage- en administratieve processen klaar te maken voor de verhuizing en vervolgens insourcing. Een stukje maatwerk is noodzakelijk voor de gewenste volledige integratie van Exact Online met WICS.
Begin februari wordt Eugène – in goed overleg met Urban Arrow – vrijgemaakt voor fulltime inzet op het kritisch project bij zijn andere klant Aeres, en draagt hij de verdere projectuitvoering over aan KWD-collega Dave van Bergen.
Opdracht
Logistieke- en assemblagepartners spelen een belangrijke rol in de processen van Urban Arrow. Het pand aan de Contactweg heeft een klein magazijn voor opslag van diverse spullen. Voorjaar 2021 verhuist Urban Arrow naar een nieuwe, grotere locatie in Amsterdam-West met een volwaardig magazijn om steeds meer assemblage en logistiek in-house uit te kunnen voeren.
Als Eugène bij Urban Arrow start, bestaan er veel ideeën en wensen over het WMS, terwijl men al in februari of maart live wil wegens de verhuizing. Het is dus essentieel om goed te prioriteren en te plannen. Met een externe consultant en interne teamleden stelt Eugène de projectopdracht op met een gefaseerde go-live, te beginnen met de verhuizing.
Parallel ligt de focus op RFP-stukken om met ‘best-value procurement’ in de kortst mogelijke doorlooptijd een verantwoorde leveranciers-/pakketselectie mogelijk te maken in 2 stappen:
- Voorlopige gunning o.b.v. RFP / proposals en een presentatie/interview
- Definitieve gunning o.b.v. gezamenlijk ontwerp en projectplan
Op 30 november worden de RFP-stukken (na goedkeuring in de stuurgroep) aan de 2 WMS-leveranciers gestuurd, en op 21 december is de voorlopige gunning aan WICS. Samen met WICS wordt de ontwerp- en planfase gepland met 5 workshopdagen, waarbij key-players van WICS en Urban Arrow samen de processen en de ICT-inrichting ontwerpen en vaststellen. De workshops vinden op locatie plaats met strikte maatregelen om de veiligheid ondanks Corona te waarborgen. In goede samenwerking worden de stukken opgeleverd en gereviewd, en conform planning wordt op 3 februari goedkeuring gegeven aan het ontwerp en het projectplan, waarna de uitvoeringsfase van start gaat.
