Vreemde ogen kunnen dwingen
Het cluster Finance & Control van het Albeda College is verantwoordelijk voor het leveren van management rapportages. In 2018 is het besluit genomen dat alle management rapportages, waaronder de Triaal rapportages door Qlikview (BI-tool) worden gegenereerd. Begin 2019 is een eerste versie van de triaalrapportage (T3) opgeleverd. De Financieel Directeur heeft de opdracht gegeven om in 2019 de triaalrapportage te professionaliseren en aan te sluiten op gebruikerswensen. Dit betekent het herijken van definities & dashboards, het doorontwikkelen van Qlikview-apps, interfaces met brondata en het inregelen van een managementrapport via N-printing.
Resultaat
De projectmanager van KWD heeft ervoor gezorgd dat de betrokken partijen / afdelingen gingen samenwerken door het creëren van een gezamenlijk belang en het beleggen van duidelijke taken en verantwoordelijkheden. Door het vaststellen van een scope (wat doen we wel en wat doen we niet), extra ontwikkeltijd in te kopen, acties te beleggen en hard te sturen op voortgang, is op de deadline een verbeterde versie van het de Triaalrapportage (digitaal) en een hard-copy managementrapport opgeleverd.
Opdracht
Een van de taken van het cluster Finance & Controle van het Albeda college is het leveren van managementrapportages. Hiervoor is de BI-tool Qlikview aangeschaft waarmee data uit verschillende gegevensbronnen kunnen worden samengevoegd, geanalyseerd en gerapporteerd. Een van de doelstellingen van Qlikview is het digitaliseren van de Triaal rapportage en het genereren van een bewerkbaar -standaard- managementrapport voor de business controllers. In 2018 is een eerste basis versie opgeleverd en nu kregen de afdeling Informatie Analyse en afdeling Control de opdracht om dit verder te professionaliseren. Voor de oplevering van de 1e triaalrapportage werd door beide partijen een planning opgesteld. En daar bleef het vervolgens bij. Door onduidelijke rolverdelingen en niet uitgesproken of gedeelde verwachtingen stagneerde het proces, terwijl de deadline ijlings naderbij kwam.
KWD Resultaatmanagement is gevraagd om samen met afdeling Informatie Analyse en afdeling Control ervoor te zorgen op de gestelde deadline een Triaal rapportage op te leveren.
Gestart is met een kick-off om daarin de urgentien tot een gezamenlijk probleem te maken. Verantwoordelijkheden zijn naar elkaar uitgesproken en benoemd, communicatielijnen zijn vastgesteld, een actie- en besluitenlijst is ingericht, er is extra (ontwikkel) capaciteit ingehuurd en er zijn afspraken gemaakt over de manier van samenwerking en overleg.
Naast het verbeteren van de samenwerking, is focus gelegd op het vaststellen van de scope in de vorm van een definitie document. Hiermee werd inzichtelijk wat de ontwikkelaars moesten leveren en of dit haalbaar was binnen de tijdslijnen. Vervolgens is strak gestuurd op “leveren”: zowel van techniek als van data. Het doel was om zo snel mogelijk te kunnen testen (valideren) of de rapportage de juiste ‘cijfers en trends’ liet zien. Daardoor werd snel inzichtelijk dat er extra capaciteit nodig was om alle deliverables te kunnen leveren.
En ondanks alle afspraken en voorzorgsmaatregelen kwam toch de afgesproken deadline onder druk te staan; grotendeels door externe -niet beïnvloedbare- omstandigheden. Maar ook door het te laat vragen van hulp.
Door met de betrokken partijen de informatie te structureren, onvolkomenheden in kaart te brengen, deze te prioriteren en heldere werkafspraken te maken, is het -met een paar dagen vertraging- gelukt om de deliverables op te leveren.