Vernieuwen onderwijslogistiek, implementatie Xedule
Het ROC van Amsterdam (ROCvA) wil de tevredenheid van studenten en medewerkers over het rooster verhogen en de gebouwenbezetting optimaliseren. De kwaliteit, betrouwbaarheid en tijdigheid van roosterinformatie moeten worden verbeterd. Hiervoor moet het pakket Xedule geïmplementeerd worden binnen de colleges van het ROCvA en de onderwijslogistieke processen worden gewijzigd. De verandering die hiermee gepaard gaat, moet worden begeleid.
Resultaat
Ferdy heeft het nieuwe pakket, Xedule, voor plannen en roosteren geïmplementeerd binnen het college. Belangrijk hierbij was het inbedden van de daarbij behorende werkprocessen en rollen per opleidingsteam en het begeleiden van de cultuurverandering die hiermee gepaard ging. Ook de verandering die het roosterbureau hierbij door moest maken, is door Ferdy doorgevoerd en de roostermakers zijn in deze verandering gecoacht. Het nieuwe pakket en de nieuwe werkwijze zijn tijdig, voorafgaand aan schooljaar 2017-2018, in gebruik genomen. Hierna is Ferdy gevraagd om parttime het college te begeleiden in de nieuwe werkwijze en zo ook de cultuurverandering langer te ondersteunen.
Opdracht
De tevredenheid over de kwaliteit van de roosters, bij zowel studenten als medewerkers, scoorde structureel laag. Het zicht op de inzetplanningen van docenten was sterk verschillend, afhankelijk van het onderwijsteam waar zij deel van uitmaken. Knelpunten in het rooster werden vaak pas te laat zichtbaar. Ook was niet altijd duidelijk of de urennormen voor het onderwijs gehaald zouden worden. Zodoende bestond de behoefte aan een integrale planning met een langere horizon. Van belang was dat lessen, stages en interne activiteiten in onderlinge samenhang werden geroosterd. Daarnaast was behoefte aan eenduidige managementrapportages over onder meer het benutten van ruimten, expertise en capaciteit van docenten en geplande onderwijsuren. Er moet pro-actief in plaats van reactief gestuurd gaan worden op de roosters.
Het ROC van Amsterdam en ROC van Flevoland (ROCvAF) heeft gezamenlijk een pakketselectietraject uitgevoerd waarbij de keuze is gevallen op het pakket Xedule van Advitrae. Dit pakket moet binnen de afzonderlijke colleges worden geïmplementeerd.
Ferdy is voor het college Airport en Amstelland gevraagd de implementatie te begeleiden i.s.m. de centrale projectorganisatie binnen ROCvAF. Kern hierbij is dat met standaarden voor onderwijsplanning gewerkt moet gaan worden, ondersteund door standaard processen en een standaard systeem.
De complexiteit in deze opdracht zit vooral in de veranderingen voor organisatie, mensen en cultuur en in iets mindere mate in de systeemtechnische aspecten. De onderwijsteams moeten al veel vroeger in hun planningsproces de diepte in en leren verder vooruit te denken en plannen. De verantwoordelijkheid voor goede roosters wordt gedeeltelijk verlegd van het roosterbureau naar de onderwijsteams. Het roosterbureau wordt meer ook de adviseur van de onderwijsteams, waarbij het er om gaat om problemen in het rooster te voorkomen in plaats van die, ad-hoc, op te lossen.
Dit vraagt om een hand-on aanpak van Ferdy waarbij de onderwijsteams en opleidingsmanagers door hem in de verandering meegenomen worden. Waar nodig gaat hij dan ook de diepte in om de onderwijsteams op de implementatie te kunnen begeleiden. De aanpak hierbij is kort-cyclisch verbeteren zodat tijdig kan worden bijgestuurd en het resultaat wordt bereikt dat de meeste waarde toevoegt voor het college.
Naast de pakketimplementatie op zich en de benodigde wijzigingen, heeft Ferdy in overleg met de directie van de colleges een aantal aanvullende doelstellingen geformuleerd voor het project. Deze zijn o.a. gericht op inzicht in en noodzakelijke wijzigingen o.g.v. formatie en faciliteiten en daarmee efficiëntie verhogend. Het project is afgerond in april 2018.