Van reactief naar proactief aan het onderwijsstuur
Budgethouders keuren voortaan een bestelling vooraf goed (bij het bestellen) i.p.v. achteraf bij facturatie. Onderwijsleiders krijgen real-time informatie over het performen van team(s) i.p.v. achteraf bij de tertiale rapportage.
Tot heden keurden de budgethouders alleen achteraf de facturen goed. Door bij het bestelproces de budgethouders vooraf te betrekken (goedkeuren), zodat ze kunnen bepalen of een bestelling nu en in deze hoedanigheid ook echt gedaan moet worden, is de budgethouder in control van zijn budget.
Managementinformatie kan gezien worden als controlemiddel vanuit de managementlaag. Echter indien de operatie dezelfde informatie ook inzichtelijk heeft, kan hier proactief op geacteerd worden, waardoor het er juist toe leidt dat doelen eerder en beter worden bereikt.
Door het gebruik van Qlikview zijn de onderwijs- en financiële cijfers dagelijks inzichtelijk.
Resultaat
Er waren een 3-tal projecten vastgelopen. De KWD’er heeft de politiek gevoelige en wat behoudende omgeving meegenomen naar een gezamenlijk resultaat, heeft de teamleden enthousiast gemaakt en de productiviteit verhoogd, wat er voor heeft gezorgd dat de projecten naar tevredenheid van de klant zijn uitgevoerd. Dit heeft zij gedaan door veel aandacht aan de omgeving te besteden en de medewerkers individueel te coachen. Er is ook structuur aangebracht door stuurgroepen voor de projecten te formeren. Hierdoor werd de vereiste betrokkenheid verkregen en werden de juiste prioriteiten gesteld om het resultaat te bereiken. Alle drie de projecten zijn tot een goed einde gebracht.
Opdracht
De opdracht was drieledig:
- Zorg voor een koppeling tussen de website en DUO (via digid), waardoor de gegevens van de nieuwe inschrijvingen van leerlingen van een hogere kwaliteit zijn en er minder menselijke handelingen noodzakelijk zijn.
Resultaat: Voor het nieuwe schooljaar zullen alle aanmeldingen op deze wijze daadwerkelijk worden uitgevoerd.
- Zorg dat de budgethouders meer controle krijgen over de bestellingen die er gedaan worden en de kosten die dit met zich meebrengt.
Resultaat: Door een koppeling te maken tussen het bestelpakket Proquro, het scanpakket Scansys en het financiële-pakket Exact, worden de bestellingen voortaan vooraf goedgekeurd, kunnen de facturen gematched worden en in het financiële systeem ter betaling gesteld worden.
- Zorg dat er een eenduidige rapportage komt, welke van het managementniveau tot het operationele onderwijsniveau inzicht geeft over de voortgang, ten behoeve van zowel interne en externe rapportages. Zorg tegelijkertijd dat het oude rapportagesysteem voor onderwijs wordt uit gefaseerd.
Resultaat: Door de implementatie van Qlikview, is de bedoelde rapportage nu een feit. Het oude systeem is uitgezet.
In haar rol als projectmanager heeft de KWD’er steeds de scope concreet gemaakt en heldere afspraken met alle interne en externe partijen gemaakt. De betrokkenheid was in eerste instantie laag, maar door goed stakeholder management en een duidelijke (haalbare) planning neer te leggen, ontstond toch de enthousiaste en betrokken werksfeer, die nodig was om de beschreven resultaten te behalen.