Uniformeren processen
Onderwijsgroep Tilburg verzorgt met ruim 1.500 medewerkers, middelbaar beroepsonderwijs (mbo) en voorbereidend middelbaar beroepsonderwijs (vmbo) voor ruim 13.000 studenten.
Door Onderwijsgroep Tilburg worden verschillende proceswijzen en systemen gebruikt voor de begeleiding van de studenten. Al geruime tijd leeft de wens om te komen tot een eenduidige procesvoering op de totale onderwijsketen. Enkele losstaande initiatieven zijn gestart, echter door de Schooldirectie en het College van Bestuur is geconstateerd dat een bredere aanpak noodzakelijk en gewenst is.
Resultaat
De volgende resultaten zijn opgeleverd:
- Uniform procesontwerp voor de totale onderwijslogistieke keten vanaf (digitale) aanmelding door een student tot en met de diplomering en alle processtappen daartussen.
- Passend applicatielandschap ontwerp.
- Een overall programmaplan om te komen tot de gewenste situatie.
In navolging op deze resultaten is het programma “STIP” onder programmaleiding van KWD gestart. Middels een Europese aanbesteding is een ERP-systeem geselecteerd en is de implementatie gestart.
Opdracht
De opdracht bestond, naast de inbreng van praktische kennis, uit bijsturen en organiseren om te komen tot het gewenste resultaat. Zo werd het lopende project Onderwijs Logistiek herstart, waarna samen met de opdrachtgever de stuurgroep opnieuw is vormgeven. Scope van de onderwijsketen en de organisatorische, onderwijskundige en bestuurlijke uitgangspunten zijn vervolgens samen met de stuurgroep eenduidig vastgesteld. Zo zijn er bijvoorbeeld afspraken gemaakt over standaardisatie van processen en systemen.
Na het benoemen van proceseigenaren en procesexperts zijn, door middel van verschillende workshops, uniforme procesplaten door KWD opgesteld. De procesplaten zijn vastgesteld door alle onderwijsdirecties van Onderwijsgroep Tilburg.
Op basis van de afgesproken processen is samen met ICT een voorstel applicatielandschap opgesteld, bestaande uit verschillende scenario’s. Op basis van de afgesproken uitgangspunten is door de stuurgroep een voorkeur applicatielandschap gekozen.
Op basis van de opgestelde procesplaten, eisen en voorkeur applicatielandschap heeft KWD een programmaplan opgesteld en is vervolgens door Onderwijsgroep Tilburg een Europese aanbesteding uitgeschreven voor de aanschaf van een ERP-systeem.