Triple Nieuw: nieuwe Wet, nieuwe Agile Werkwijze en nieuwe STP architectuur
De uitvoeringsorganisatie was niet gereed op 1-1-2020 voor de uitvoering van een nieuwe wet die op die datum van kracht werd. Cliënten (=burgers) moesten worden geïnformeerd dat de inning van de eigen bijdrage werd uitgesteld. Stakeholders, o.a. het betreffende ministerie, waren bezorgd en kritisch. KWD werd gevraagd om de programmaleiding over te nemen en te zorgen voor succesvolle afronding.
Resultaat
KWD voerde eerst een grondige scan uit en bracht een adviesrapportage uit op welke manier het programma succesvol zou kunnen worden afgerond. Dit advies werd integraal overgenomen in april 2020. KWD heeft diverse wijzigingen in het programma doorgevoerd, waaronder ook in de agile werkwijze om scope en tijdlijn te fixeren. Uiteindelijk is 100% van de afgesproken scope opgeleverd. De performance van het nieuwe systeemplatform is op het gewenste niveau gebracht. Productieproblemen zijn verregaand gereduceerd. De samenwerking tussen de 9 devops teams is sterk verbeterd, evenals de voorspelbaarheid van delivery en de kwaliteit van de opgeleverde software. Het programma is eind 2020 succesvol afgerond, en overgedragen aan de lijn.
Opdracht
De uitvoeringsorganisatie was reeds in 2018 gestart met een programma met als doel om gereed te zijn de nieuwe wet vanaf 1 januari 2020 uit te voeren. Daarbij werd een volledig nieuw IT platform gerealiseerd dat was gebaseerd op een Straight Through Process (STP) architectuur en nieuwe processen. De uitvoering van dit programma was belegd in 9 devops teams, met in totaal ruim 120 medewerkers. Tegelijkertijd was de uitvoeringsorganisatie gestart met implementatie van een Scaled Agile werkwijze volgens SAFe Essentials. De PI-planningen (elk kwartaal) bleken elke keer slechts voor 40 à 50% te worden gehaald. Toen begin 2020 duidelijk was dat het nieuwe IT platform nog in het geheel niet was afgerond, en extern moest worden gecommuniceerd over uitstel, werden meerdere externe partijen om advies gevraagd waaronder KWD.
KWD voerde een grondige scan uit en op grond van de adviesrapportage werd KWD gevraagd per april 2020 de programmaleiding over te nemen.
KWD heeft als eerste diverse aanpassingen doorgevoerd in de governance en de programmabeheersing (voortgangsrapportage, risico management, financiële bewaking). In juni 2020 is gekozen om parallel de productie te starten en tevens het systeem verder functioneel uit te breiden. Hierdoor werden versneld alle kinderziektes en performance problemen aangepakt en opgelost. Essentieel daarbij bleek een sterkere centrale sturing over alle 9 devops teams.
Deze sturing is vervolgens in augustus 2020 vertaald naar gedetailleerde voortgangsbewaking van alle activiteiten in de 9 devops teams, in combinatie met een strikt afgesproken scope en harde deadline per eind 2020. Deze ingreep op de agile werkwijze bracht als resultaat dat in het laatste kwartaal van 2020 alle geplande epics/features (100%) zijn opgeleverd.
In het laatste kwartaal van 2020 is bovendien gezorgd dat alle teams en de geleerde lessen werden overgedragen aan de lijnorganisatie inclusief formele acceptatie.