Tevreden medewerkers door nieuw HR- en tijdregistratiesysteem
Het familiebedrijf Auping wil de medewerkerstevredenheid van alle werknemers verhogen door middel van state-off-the-art ondersteuning van het HR-, salarisadministratie- en tijdregistratieproces. De huidige systemen zijn verouderd en niet meer van deze tijd. Aanvullend heeft de HR afdeling de wens de inrichting van de nieuwe systemen voor het vierde kwartaal af te ronden. In deze periode ligt namelijk de productiepiek voor de beddenfabrikant en is er dan weinig ruimte voor implementatie. Auping heeft KWD resultaatmanagement gevraagd deze implementatie te managen
Resultaat
Vlak na de zomervakantie is het nieuwe tijdregistratiesysteem en het nieuwe HR-systeem in productie gegaan. Veel handmatige HR-processen zijn na die tijd gedigitaliseerd. De gele declaratieformulieren, die decennia lang bij Auping een begrip waren, zijn na die tijd een ‘collector items’ geworden, en alle medewerkers hebben ‘any time’, ‘any place’ toegang tot hun dossiers. Medewerkers zien dossiers waar ze eerder het bestaan niet van wisten. Het toekennen van verlof leidt niet meer tot tekorten op de werkvloer en het management heeft inzicht in de processen.
De laatste maanden van het jaar was een beperkte groep HR medewerkers nodig om ook het salarisadministratieproces opnieuw in te richten en in januari zijn de eerste salarisstroken met het nieuwe systeem te gerealiseerd. De informatie uit het tijdregistratiesysteem, zoals gemaakte overuren, is probleemloos meegegaan in de nieuwe salaris verwerking.
Opdracht
De opdracht was het inrichten en implementeren van een nieuw HR en salarisadministratiesysteem en upgrade van het bestaande tijdregistratiesysteem naar de laatste versie, zodat deze twee systemen moeiteloos samenwerken. Door de koppeling van beide systemen was het noodzakelijk de volgorde van de veranderingen goed op elkaar af te stemmen en er moest rekening gehouden worden met de productie piek in de laatste maanden van het jaar waardoor met name de HR medewerkers geen tijd hebben.
Mathijs is gevraagd samen met de leveranciers, het management en de medewerkers van de verschillende afdelingen een plan te maken en dit vervolgens uit te voeren. Rekening houdend met de belangen van de verschillende partijen.
De organisatie mocht in het laatste kwartaal van het jaar niet te veel belast worden. Door een wijziging in de ICT-organisatie kon niet altijd een beroep gedaan worden op de daar aanwezige kennis.
