Sturende PPM afdeling, value for money tijdens splitsing

Resultaat

Een goed werkende, sturende Portfolio & Projectmanagement (PPM) afdeling. Inrichting en operationalisering vond plaats tijdens de opsplitsing van Nuon: splitsing van applicaties en infrastructuur en de opbouw van een nieuw rekencentra. IT projectportfolio bestond uit 45 projecten en 6 programma’s die succesvol beheerst en beheerd zijn. Kwaliteit van opdrachten is verhoogd met een marginale afwijking van de geprognosticeerde lastest estimate t.o.v. de realisatie.

Het IT portfoliomanagement is gestandaardiseerd met beheersing op juiste keuzes, samenhang en integratie in projectreleases. Projecten zijn netjes bestuurd en met toll-gates bewaakt, afwijkingen zijn tijdig gesignaleerd en bij alle opdrachten een stuurgroep met een opdrachtgever op Directeurs niveau. Een positieve audit op de beheersing van het IT projectenportfolio is afgegeven.

Het projectmanagement en de projectmanagementorganisatie is geprofessionaliseerd. Een nieuw en werkend projectmanagement office is gerealiseerd. Leveringsresultaat voor de Bedrijfsonderdelen: ruim succesvolle 70 projectreleases succesvol in productie die een substantiële bijdrage geleverd hebben aan de nieuwe inrichting en splitsing en verbetering van de bedrijfsvoering van Alliander.

Opdracht

Aan KWD is gevraagd om een nieuwe afdeling Portfolio & Projectmanagement op te zetten, in te richten, te besturen en het IT projectportfolio te managen vanaf het moment van formeren van een nieuwe IM & ICT tot het moment waarop de afdeling optimaal zou functioneren. In deze nieuwe afdeling wordt het projectportfolio voor de CIO beheerd en uitgevoerd ten behoeve van de verschillende bedrijfsonderdelen van Alliander.

Het IT projectportfolio bestaat uit splitsingsopdrachten tussen NUON en Alliander, business innovaties (geografische informatiesystemen & ICT ondersteuning voor slimme meters), SAP implementaties, vernieuwingsopdrachten voor de infrastructuur, servicemanagement systemen en een her-aanbesteding van een nieuwe service provider voor kantoorautomatisering.

Bij het opzetten van de afdeling is specifiek aandacht gevraagd voor: het inrichten van portfolio management, het inrichten van Enterprise Portfolio Management (EPM) en een eenduidige inrichting van Programma en Projectmanagement binnen de nieuwe Alliander organisatie. De KWD heeft een manager PPM geleverd die onderdeel was van het MT van IM & ICT en een senior programmamanager die de splitsing opdracht uitvoerde.

Projectdetails

Inrichten afdeling De nieuwe sturende afdeling is qua opzet ingedeeld naar de marktstandaarden, zoals P3O en Prince2. De afdeling is ingericht om kennis & expertise zoveel mogelijk bij elkaar te plaatsen en deze goed te laten ontwikkelen, de besturing van de projecten en de opdrachten te optimaliseren en best practices ervaring van projectmanagement toe te passen. Er zijn vier teams ingericht met een eigen clustercoördinator die met elkaar in het MT van de afdeling zitten: portfoliomanagement, projectmanagement, consultancy en projectmanagement office gecombineerd met IT economics. In de teams zijn portfoliomanagers, projectmanagers, programmamanagers, consultants en projectoffice ondersteuners werkzaam. De decentrale projectoffices worden ook door de afdeling bemand. Bij de start is er gewerkt met ingeleende expertise die in de loop van de tijd vervangen zijn door nieuwe extern geworven expertise van buiten Alliander om redenen van kennis en ervaring die in vaste dienst genomen zijn. Hiermee is kennisborging, binding en kostenbesparing gerealiseerd.

Projectgovernance De governance van de programma’s en projecten is ingericht. 80% van de projecten zijn ondergebracht in programma’s om de borging met de business te realiseren. Om de prioriteiten en release datums te besturen is een releaseboard ingericht bestaande uit de CEO, bedrijfsonderdeel Directeuren, de CIO, Directeur IM & ICT en de manager van P&PM. Elk project is voorzien van een business case die door de afdeling P&PM gecontroleerd en gevalideerd worden voor de opdrachtgever. Het starten, stoppen en tussentijds evalueren van projecten verloopt via het Enterprise Portfolio Management (EPM) board. De afdeling P&PM verzorgt dit. Voor risicovolle projecten is er specifieke Quality Assurance in samenwerking met de interne audit afdeling georganiseerd.

Portfoliomanagement Het IT portfolio is opgezet, beheerd en gestuurd in samenwerking met de business units. Alle IT projecten verlopen via de nieuwe afdeling. Het bedrijfsinformatieplan voor het projectendeel is jaarlijks gemaakt en per kwartaal geüpdate, inclusief een projectenkalender voor 9 maanden en 18 maanden. Per maand is de Latest Estimate van programma’s en het gehele portfolio inzichtelijk. Maandelijks wordt deze portfoliorapportage met de Directie doorgenomen. De afhankelijkheden en release implementaties van alle projecten en programma’s zijn in kaart gebracht en worden bewaakt met ondersteuning in een database. Door dit inzicht is het mogelijk om het kritieke pad vast te stellen en te monitoren van het IT projectenportfolio.

Projectmanagement Om het projectmanagement uniform te laten verlopen is een standaard projectmanagementproces geïmplementeerd en vastgelegd in een nieuw handboek. Het vak en inzetmanagement van projectmanagers is ingericht inclusief de coaching en mentoring van deze groep. Het professionaliseren van de interne, veelal nieuw geselecteerde, projectmanagers is samen met een bedrijfsonderdeel uitgevoerd.

Projectmanagement Office Alle projectopdrachten zijn in SAP geregistreerd, bewaakt en geanalyseerd. Rapportage van management dashboards en rapportages voor projecten en programma’s worden geregisseerd en met basisinformatie gevuld. Overall projectcontrol en analyses op de cijfers is ingericht. De decentrale projectoffice medewerkers worden vanuit dit team geleverd inclusief de te hanteren methoden, standaarden, hulpmiddelen en projectvoorschriften voor uniformiteit in de projecten. Kennismanagement en analyses van evaluaties van projecten is ingericht. Het onboarden van nieuwe en ingeleende expertise is nu standaard. Alle standaarden, processen en templates zijn ingericht en worden onderhouden door dit team.

Consultancy Voor de opdrachtgevers in de business zijn consultants werkzaam die vraagstukken inzake IM & ICT verzorgen, begeleiden en leiden veranderingstrajecten. De business ziet deze expertise vanuit IM & ICT met een vertaling naar de business als een meerwaarde en ze zorgen voor de verbinding tussen Business en IM & ICT wat geleid heeft tot begrip en samenwerking.

IT Risk & Economics Benchmarks gegevens over projecten en ICT onderdelen worden gemaakt om te gebruiken voor business cases en projectcalculaties. Benefitmanagement analyses en monitoring van het IT portfolio wordt uitgevoerd. Een overal risk analyse op het IT projectenportfolio wordt maandelijks gemaakt voor de Directie en MT.