Snelle aanbesteding voor een tijdige oplevering
Opdracht: nieuwe financiële software in één jaar operationeel. Uitdaging: stem nieuwe processen af, én voer de Europese Aanbesteding uit in zes maanden, zodat er nog tijd is voor de implementatie.
Resultaat
Ronald heeft de belangrijkste processen met het projectteam opgesteld, uitgewerkt, en afgestemd met de verschillende stakeholders. Tijdens de afstemming is de Europese aanbesteding voorbereid en opgestart.
Voorafgaand aan publicatie zijn de belangrijkste concepten van de nieuwe processen getoetst in de markt. Daarna is de aanbesteding doorlopen in twee maanden tussen publicatie en gunning. De implementatie kon daarom op tijd starten.
Opdracht
Het project ROCFA+ behelsde de invoering van nieuwe software voor de financiële administratie, waarbij de doelstelling lag om een kwaliteitssprong te maken van operationeel actief naar adviserend. De opdracht die werd meegegeven was om dit mogelijk te maken in één jaar doorlooptijd.
Ronald heeft dit vertaald in een aanpak in twee delen: het eerste halfjaar opstellen van de nieuwe processen, het afstemmen daarvan, en daarnaast het uitvoeren van de openbare aanbesteding. Ronald heeft daarna de volgende stappen genomen:
- Documentatie van de belangrijkste operationele processen (debiteurenfacturen, crediteurenfacturen, betaalproces, declaraties, ontvangsten, periodieke afsluiting)
- Afstemming daarvan binnen verschillende groepen (hoofden financiën, medewerkers, directeuren bedrijfsvoering)
- Toetsing in de markt van de gedocumenteerde processen (nodig om snelheid te kunnen maken met de aanbesteding)
- Documenteren van het programma van eisen en de beoordelingsvragen
- Uitvoeren van de aanbesteding
Deze combinatie van activiteiten maakte het mogelijk de procesontwerpen te kunnen afstemmen en parallel daaraan een aanbesteding te kunnen uitvoeren. De aanbesteding heeft in twee maanden vanaf publicatie geleid tot gunning.
Ronald heeft daarna de projectleiding overgedragen aan een ROC projectleider.
