Samenvoegen twee productiebedrijven
Customer experience is het sleutelwoord als het gaat om duurzame klantrelaties. De opdrachtgever helpt klanten met kennis en tools om de klantboodschap beter over te brengen, te verpakken en af te leveren. Om de beweging in de markt optimaal te ondersteunen voegt de opdrachtgever twee productiebedrijven samen in één nieuw bedrijf. De opdrachtgever vraagt KWD Resultaatmanagement om deze verandering te begeleiden.
Resultaat
De uitdaging was om in een periode van 10 maanden een nieuwe organisatie (300 medewerkers) neer te zetten, een nieuwe B.V. op te richten en te certificeren, een nieuw gehuurd pand te verbouwen tot een productierijpe vestiging en 1 van de 2 productiebedrijven te migreren naar deze nieuwe locatie. Hierbij moest de dagelijkse operatie doordraaien en moesten medewerkers verhuizen naar de nieuwe locatie en het hoofdkantoor van de opdrachtgever. De KWD-programmamanager is er van begin tot eind goed in geslaagd om overzicht te scheppen en te behouden en de mijlpalen zijn conform planning bereikt.
Opdracht
Om optimaal opgesteld te staan voor de beweging in de markt en om de kansen in relatie tot digitalisering zo optimaal mogelijk te benutten, wil de opdrachtgever twee productiebedrijven samenvoegen tot 1 bedrijf. Met een aangescherpte propositie, geïntegreerde IT-systemen, productie van verschillende productvormen, een verbeterd proces, en een staf/ondersteuning die past bij de omvang van het nieuwe bedrijf.
Gouvernance
De programmamanager stelt als eerste, samen met het managementteam, de adviesaanvraag voor de nieuwe organisatie op en richt de programmaorganisatie en –structuur in. Het programma wordt een wekelijks agendapunt van het managementteam van de opdrachtgever.
De definitieve besluitvorming over de adviesaanvraag is het startpunt voor de uitvoering van het programma. De scope van het programma en van de verschillende projecten en activiteiten wordt in nauwe samenspraak met het management en de lijn vastgesteld. Projectmanagers worden aangesteld, daarnaast zijn MT-leden verantwoordelijk voor programma-activiteiten die in de lijn doorgevoerd moeten worden. Sturing vindt plaats over de projecten heen of specifiek op een project indien de situatie daar om vraagt.
Het doorvoeren van procesoptimalisaties en -wijzigingen waren onderdeel van het programma. In de nieuwe fabriek zijn handmatige processen vervangen door (deels) geautomatiseerde processen.
Rapporteren
Doordat het programma veelomvattend is, wordt een overzichtelijke rapportage opgezet. Senior-, middenmanagement en andere sleutelpersonen ontvangen iedere twee weken deze rapportage. Klanten worden per brief en telefonisch op meerdere momenten geïnformeerd over de komende migratie van producties naar een andere vestiging. Al het personeel wordt via een wekelijkse nieuwsbrief op de hoogte gehouden. De reorganisatie, de oprichting van de nieuwe B.V., de migratie van de klantproducties en de verhuizingen vinden succesvol en zonder vertraging in de productie plaats.
De KWD programmamanager is een echt 'mensenmens'. Zeer betrokken bij de omgeving waarin hij werkzaam is, met oog voor de mens maar altijd met het eindresultaat als stip aan de horizon. De passie waarmee hij te werk gaat is ongekend. Hij heeft ook een zeer groot aanpassingsvermogen en schakelt snel tussen detail en het grotere geheel waar nodig.
Hij kent een mooie doses humor waardoor het een enorm plezier is om met hem samen te werken.
”