Project Blauwdruk
Begin 2013 was Onderwijsgroep Tilburg gestart met een groot IT vernieuwingsprogramma. Er was geen duidelijke projectorganisatie, geen projectbeheersing en een gebrekkige integrale planning. De zittende projectmanager had moeite de verschillende afhankelijkheden in kaart te brengen en de verschillende externe leveranciers aan te sturen. KWD was gevraagd de leiding over te nemen.
Resultaat
Na goedkeuring van het programmaplan startte Jochem met een herijking van het programma (20 FTE, budget € 2,8 mln). Jochem richtte onder andere het programma organisatorisch in, bracht structuur aan, en maakte de afhankelijkheden en risico’s inzichtelijk. Hij stuurde in deze 4 externe projectleiders aan, en werkte op basis van een resultaatverplichting.
Op 2 april 2015 waren alle 5 de projecten succesvol afgerond. Het datacenter is verhuisd naar de externe locatie, Windows XP is vervangen door Windows 8.1, de Novell-suite is vervangen door Office 365, WIFI is uitgebreid naar volledige dekking op alle ROC locaties, en als laatste is er een nieuwe firewall geïnstalleerd. Het programma is volgens het initiële projectplan opgeleverd, naar volledige kwaliteit en binnen het beschikbaar gestelde budget.
Opdracht
Het programma was halverwege 2013 gestart, zonder duidelijke structuur, aansturing en governance. Jochem kreeg in november 2013 initieel de opdracht om voor de 4 vernieuwingstrajecten een programma plan, programma business case, en een IT infrastructuur meerjaren roadmap te schrijven.
De eerste fase was begin 2013 gestart om de volgende situaties op het gebied van continuïteit, functionaliteit en schaalbaarheid te verbeteren:
1) Het datacenter bevond zich in het ROC Tilburg gebouw. Deze locatie was onvoldoende beschermd tegen risico’s zoals brand, vandalisme, uitval van koelsystemen of stroomstoringen. Daarom was de wens om het datacenter naar een externe locatie te verhuizen.
2) De 3800 desktops hadden als Operating System Windows XP. Gezien de situatie dat het standaard security support van Microsoft stopte in april 2014 was de wens om te upgraden naar Windows 8.1.
3) Voor email en agenda werd Groupwise gebruikt. Groupwise bood onvoldoende schaalbaarheid, beschikbaarheid en niet de juiste samenwerkingsfunctionaliteit. Om de gevraagde samenwerkingsfunctionaliteit aan te kunnen bieden was er behoefte aan een samenwerkingsplatform, Office 365; Outlook en SharePoint.
4) De gebouwen van Onderwijsgroep Tilburg hadden WIFI dekking, maar vooralsnog alleen in de openbare ruimtes. De vraag was gesteld door de onderwijsdirecteuren of de dekking uitgebreid kon worden naar alle ruimtes.
5) Doordat er meer vanuit de cloud gewerkt wordt, en er dus meer internetverkeer optreedt, was de capaciteit van de firewall niet meer voldoende. Er diende daarom een nieuwe firewall te worden geïnstalleerd.
Een van de complexiteiten van het traject zat in de aansturing van de leveranciers. Gezien de situatie dat er met verschillende leveranciers tegelijkertijd samengewerkt diende te worden was het van groot belang om de afhankelijkheden, grijze gebieden, en randvoorwaarden inzichtelijk en bespreekbaar te maken, en hier vervolgens strak op te gaan sturen.
Verder diende er rekening te worden gehouden met de specifieke examen- en vakantieperiodes, waar de projectplanningen op ingeklikt dienen te worden. Dit zorgde voor harde deadlines waar de deelprojecten aan moesten voldoen.
Ook heeft het onderwijs een diverse gebruikersorganisatie, van zowel studenten als medewerkers. Voor de Office 365 uitrol was er dan ook voor gekozen een e-mailmigratie uit te voeren (van Groupwise naar Outlook), en na de uitrol uitgebreide trainingen en hands-on gebruikersondersteuning in de vorm van ‘floorwalking’ te organiseren. Gebruikers werden op deze manier tegemoet gekomen, hetgeen de adoptie enorm ten goede kwam.