Programma TRACK: een bijzondere conversie
Het Programma TRACK Rozeker Cumulent, wat staat voor : Transformatie Robeco-Direct naar Assurantietussenpersoon en Conversie Klantportefeuille RoZeker Cumulent, had tot doel het overhalen van de administratie en beheerrol voor de Rozeker en Cumulent levenverzekering- en pensioenportefeuilles van Robeco Direct naar NV Interpolis BTL (Achmea DBD).
Resultaat
In mei 2008 werd door de KWD projectmanager een herziening op de planning voorgesteld waarin een stapsgewijze conversie aanpak was opgenomen.
De eerste conversie van een kleine hoeveelheid Rozeker polissen werd in september 2008 uitgevoerd. Hierna volgden twee grote Rozeker conversies. Aansluitend werden door middel van handmatige conversie de resterende Rozeker portefeuille succesvol overgezet.
De realisatie van de conversie van de Cumulent portefeuille werd in juni 2010 met succes afgerond.
Met de realisatie van deze conversie in het levendomein is Achmea een van de eerste organisaties, zo niet de eerste, die een dergelijk complexe conversie succesvol heeft uitgevoerd.
Opdracht
De drie organisaties Achmea, Robeco en Rabo waren nauw betrokken bij dit programma en een externe ICT leverancier was verantwoordelijk gemaakt voor de realisatie van de conversieprogrammatuur. Er was een grote diversiteit aan polistypen die uiteindelijk in ongeveer 7 doelproducten omgezet moest gaan worden. In het bijzonder dit en de noodzakelijke juridisch goedkeuring van de poliseigenaren waren complexiteitverhogende factoren. Initiatieven voor het doorvoeren van deze veranderingen waren vanaf 2006 een aantal keren stopgezet als gevolg van de complexiteit en gevoeligheid van de vraagstukken op het gebied van processen, product, juridische zaken e.d.. Medio 2007 werd het programma opnieuw gestart. In april 2008 werd geconstateerd dat het programma onvoldoende voortgang had en werd aan de KWD projectmanager gevraagd het programma te gaan leiden.
Op dat moment stond nog een eindoplevering gepland in oktober 2008. Echter, na bestudering van de opdracht bleek dat dit niet haalbaar was en dat het programma op dat moment niet langer onder controle was. De KWD Projectmanager heeft daarop een aantal maatregelen doorgevoerd waarmee het programma weer haalbare mijlpalen kreeg en bestuurbaar werd. Hieronder een aantal van de genomen maatregelen:
- Planning herzien en opgedeeld in diverse haalbare deelprojecten/-conversies
- Stuurgroep samenstelling herzien met de juiste betrokkenen
- Duidelijke rapportagevorm en -lijnen ingericht
- Besluitvormingstraject over de drie betrokken organisaties ingericht
- Programmateam en –organisatie herzien
- Doorbraak bereikt in een aantal onoplosbare/politiek gevoelige vraagstukken
Daarnaast is de KWD projectmanager actief en intensief gaan afstemmen met de drie betrokken organisaties (Achmea, Robeco en Rabo). Hij zocht daarbij actief naar de juiste niveaus waarop besluitvorming over specifieke onderwerpen moest plaats vinden.