Programma PMO op orde
Bij Eneco wordt met het Avanti Programma een nieuw CRM-systeem geïmplementeerd voor meer dan 900 gebruikers, maar het zicht op de financiën raakt langzaam uit beeld. Lees hier hoe de KWD projectmanager de problemen heeft gevonden en opgelost.
Resultaat
Door de inzet van de KWD projectmanager is er structuur gekomen in de programmafinanciën, wat voor orde en duidelijkheid heeft gezorgd bij alle stakeholders. De programmamanager en projectleiders hebben accurate informatie om hun project onder controle te houden en de stuurgroep heeft de juiste informatie om het project weer te besturen.
Opdracht
Binnen het lopende programma ben ik van start gegaan om de PMO-activiteiten binnen het programma op orde te brengen. Bij aantreden was er weinig inzicht in de programmafinanciën en de 9 deelprojecten, met een totaal budget van € 11 miljoen. Dit kwam door onduidelijke status van zowel bestedingen als forecasting, het ontbreken van een eenduidige standaard en er was geen duidelijk onderscheid tussen een project/programmabudget en een lopende grootboekrekening. Dit zorgde bij alle betrokken projectleiders, stuurgroep, controllers en andere stakeholders voor een onduidelijke financiële situatie. Mede door het gebrek aan dit inzicht werden stuurgroep en stakeholders geconfronteerd met budget overruns, waardoor het vertrouwen in een goede afloop van het programma langzaam wegebde.
Van alle 9 deelprojecten zijn de bestedingen geïnventariseerd (waaronder alle afgesloten en openstaande orders, facturen en gemaakte uren), waarmee een nieuwe basis is gelegd voor de actuele bestedingen. Hierna is met behulp van de actuele status van de deliverables en de voortgang in de deelprojecten bepaald welke kosten nog gepland zijn en is hiermee een nieuwe inschatting voor de forecast gemaakt. Naast het opnieuw opstellen van het actuele budget is het programmabudget van de grootboekrekening gescheiden, waardoor er is inzicht gecreëerd in de actuele status van zowel programmabudget als de balans op de grootboekrekening.
