Professionaliseren van project- en programmamanagement
Begin 2016 zijn alle internationale activiteiten van PostNL samengevoegd in een nieuw bedrijfsonderdeel: Cross Border Solutions om hiermee gericht de gestelde internationale ambities te realiseren. KWD is gevraagd om voor Cross Border Solutions de organisatie rond projecten en programma’s in te richten, zodat controle wordt verkregen over het projectportfolio. En tevens de PM populatie te trainen in het gebruik van methoden en technieken.
Resultaat
De projectmanager van KWD heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan de inrichting van een professionele project- en programma organisatie. Dit omvatte:
- Het ontwerpen van een governance structuur die paste bij de organisatiecultuur en aansloot bij de Standaard Projectaanpak van PostNL
- Het maken van een plan van aanpak voor de programma-managers voor het definiëren van programma plannen en projectportfolio.
- Het ontwerpen van rapportages, tools en technieken.
- Het coachen van de PMO-manager en projectleiders.
- Het ontwerpen van 3 basis trainingen en 2 vakinhoudelijke trainingen (MSP en projectmatig werken) voor projectleiders en management.
Opdracht
Alle internationale activiteiten van PostNL Mail, Spring en Parcels zijn op 1 januari 2016 samengevoegd in een nieuw bedrijfsonderdeel: Cross Border Solutions. Door intern de krachten te bundelen, verwacht PostNL extern te kunnen groeien. Deze ambitie is vertaald in een nieuwe strategie en om deze te realiseren worden de noodzakelijke veranderingen projectmatig doorgevoerd.
KWD Resultaatmanagement is gevraagd om een organisatie rond projecten en programma’s in te richten, waarmee:
- controle wordt verkregen over het projectportfolio.
- het beoogde eindresultaat = realiseren van de strategie, optimaal wordt geborgd.
Daarnaast is gevraagd de nieuwe PMO manager te ondersteunen en te trainen, zodat deze na afronding van het traject zelfstandig kan functioneren.
Als eerste zijn er gesprekken gevoerd met projectleiders, stuurgroepleden en managers. Doel hiervan was om de huidige projectportfolio inzichtelijk te krijgen; wensen en eisen te inventariseren rondom de governance en de opleidingsbehoefte in kaart te brengen. Verder is een analyse gedaan van de organisatiecultuur, de manier van organiseren, managen en samenwerken. Op basis van verkregen input is een governance-organisatie ontworpen, die naadloos aansluit op de PostNL Standaard projectaanpak. Relevante projectdocumenten zijn ontwikkeld en de rapportage structuur is ingericht.
Op drie niveaus zijn er trainingen gegeven: Directie, Middle management en Projectleiders waarin de governance, de rollen, taken en verantwoordelijkheden zijn uitgelegd, en er commitment is gevraagd voor de nieuwe manier van werken.
Na deze training is de PMO manager direct gestart met het implementeren van de governance en heeft zich gericht op het rapporteren, adviseren, en inrichten en uitvoeren van overleggen. Waar nodig heeft KWD de PMO manager hierin ondersteunt.
De projectmanager van KWD heeft zich toegelegd op het coachen van de projectleiders in het opstarten en managen van hun projecten, en de programma managers ondersteund in de vormgeving van hun programma plannen en projectportfolio. Om de kennis te verhogen heeft de KWD manager twee trainingen ontwikkeld: voor de projectleiders en voor de programma board leden.
Na de implementatie van de governance-organisatie en het doorlopen van deze trainingen was Cross Border Solutions voldoende geëquipeerd om zelfstandig en professioneel de werkzaamheden voort te zetten.