Pakketmigratie van Laboratoriumsysteem
Medio 2021 ontstaat Prothya Biosolutions vanuit een carve-out van Sanquin’s bedrijfsonderdelen in Nederland en België die medicijnen uit bloedplasma produceren. De laboratoria werken met het zeer verouderde SQL*LIMS. Nadat enkele eerdere pogingen om deze applicatie te vervangen, start in 2021 een project om te migreren naar SAP (Quality Management). Vanuit carve-out-afspraken is de tijdsdruk op uitfasering van SQL*LIMS groot. Eind 2021 verliest de opdrachtgever echter het vertrouwen in een goede afloop, en wordt de oorspronkelijke projectmanager vervangen door KWD-er Eugène Penders.
Resultaat
Bij aanvang voert Eugène belangrijke wijzigingen door in de projectaanpak en -organisatie. Eind december levert hij het nieuwe projectplan op met nieuwe, ambitieuze tijdslijnen wegens contractuele deadlines met Sanquin. Conform planning wordt SAP Quality Management medio februari 2022 succesvol bij Prothya België geïntroduceerd. In april volgt Nederland met een acceptabele vertraging van 3 weken door complicaties in de masterdata-migratie. Om SQL*LIMS uit te faseren moeten alle historische gegevens separaat gearchiveerd worden. Een passende archief-oplossing voor SQL*LIMS wordt na een proof of concept gepland en gerealiseerd. Ondanks de strikte GMP-eisen lukt ook dit voor de gestelde deadline van 1 oktober 2022, netjes binnen het projectbudget.
Opdracht
Na zijn aantreden constateert Eugène waarom het project in zwaar weer zit:
- Geen adequate projectplanning voor de Prothya-activiteiten. De projectplanning van de SAP-leverancier is leidraad. Het ontbreken van een tijds/resource-planning leidt tot steeds meer achterstanden, werkdruk en hectiek.
- Onvoldoende mensen met kennis en capaciteit zijn beschikbaar. Key-users zijn aangesteld, maar in de praktijk onvoldoende actief en beschikbaar voor kennisopbouw en projectactiviteiten.
- De governance is niet adequaat ingericht. De oorspronkelijke projectmanager brengt bovendien onvoldoende over het voetlicht wat nodig is om het project succesvol te doen.
Om dit te veranderen pleegt Eugène de volgende interventies:
- Aangescherpte governance met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden, waarbij hij bewaakt dat alle bestuurlijke acties en besluiten die het project nodig heeft, tijdig genomen worden.
- Met het team brengt Eugène de huidige status in kaart. Vervolgens stelt hij een gedegen projectplanning op. Deze is wegens contractuele deadlines zeer ambitieus, maar wel realiseerbaar gelet op workload-schattingen met extra resources.
- Stakeholder-management om de lijnmanagers beter te informeren en aan te haken zodat gezamenlijk gestuurd wordt op succesvolle introductie.
De planning wordt goedgekeurd en de vereiste resources (incl. key-users) vrijgemaakt. Vervolgens stuurt Eugène scherp op planning en voortgang. Zoals verwacht zijn er diverse issues op weg naar de eindstreep, maar het lukt om de geplande go-live in Brussel – conform planning – na 6 weken uit te voeren. In de aanloop naar de go-live in Nederland moet een (minimale en acceptabele) vertraging van 3 weken geïncasseerd worden. Na go-live komen problemen boven water die overlast opleveren, maar adequaat opgelost worden. Eind september kan SQL*LIMS worden uitgefaseerd. Het was een rollercoaster maar de stuurgroep is erg tevreden met het resultaat met alle geplande benefits behaald.
