Pakketimplementatie Studenten Informatie Systeem bij een ROC
Lessons Learned:
- Samenwerking gebaseerd op vertrouwen en respect tussen klant en leverancier is belangrijk.
- Mentaal ‘afscheid nemen’ van oude vertrouwde processen en meegaan in de gedachtengang waarop het nieuwe systeem is gebaseerd kost tijd.
- Plannen, plannen en nog eens plannen (en natuurlijk de voortgang bewaken) is en blijft ook bij de implementatie van een standaardpakket van groot belang.
- Probeer niet het systeem te veranderen, maar het systeem zodanig in te richten dat de gewenste procesvoering zo dicht mogelijk benaderd wordt.
Jack van Grunsven heeft in 2021 een langdurige pakketimplementatie afgerond bij een ROC. Bestaande processen zijn in dit project waar nodig aangepast of opnieuw ingericht.
‘Bij de aanschaf van een standaardpakket kun je er meestal op vertrouwen dat je niet alleen de gewenste functionaliteit inkoopt, maar ook kennis en ervaring. De leverancier heeft hetzelfde pakket meestal bij diverse klanten geïmplementeerd en kennis opgebouwd over de branche en kan de klant in dit alles meenemen. Maar in mijn project waren hindernissen te overwinnen, omdat er gebruik moest worden gemaakt van functionaliteit die zich nog niet eerder in het mbo had bewezen.’
Het resultaat
Ondanks een langere doorlooptijd en overschrijving van het budget hebben de stakeholders het resultaat van de pakketimplementatie toch als succes ervaren. Er zijn nog wat kinderziekten maar ik weet en zie dat de organisatie als geheel mede dankzij deze implementatie echt forse stappen vooruit heeft gezet door de vergaande standaardisatie en procesoptimalisatie. Aan de enorme papierstroom is een einde gekomen. Studievorderingen en -resultaten van studenten kunnen beter worden gemonitord en zijn toegankelijk voor iedereen die daar belang bij heeft, inclusief de student zelf.
De opdracht
Leiding geven aan de pakketimplementatie van studenten informatie syteem (SIS) bij een ROC. Bestaande uit de volgende onderdelen:
- Iteratieve sessies onder leiding van implementatieconsultants van de pakketleverancier waarbij de inrichting van het pakket wordt bepaald. Uitdaging daarbij is de omschakeling in denken die nodig is:
- Medewerkers moeten omschakelen naar de wijze waarop het nieuwe systeem is opgezet. Dat kan op onderdelen heel anders zijn dan zij gewend zijn.
- De implementatieconsultant moet de medewerkers helpen de vertaalslag te maken. Daarom mij zij/hij zich inleven in de wijze waarop de organisatie werkt met het oude systeem.
- Proefconversies om de gegevens uit het oude systeem te importeren:
- Uitwerking van vertaaltabellen om de gegevens uit het oude systeem om te zetten naar de systematiek zoals nodig in het nieuwe systeem
- Opschonen van oude gegevens; let op: er kan wel een archiefplicht van toepassing zijn, dus niet klakkeloos ‘weggooien’
- Verrijking van gegevens: informatie die niet in het oude systeem aanwezig is, maar wel nodig is om het nieuwe systeem correct te laten werken
- In de meeste gevallen is het noodzakelijk om koppelingen te maken met belendende systemen. Ook ‘handmatige’ koppelingen en bestandsuitwisselingen vallen hieronder.
- En uiteraard ook de realisatie van procesbeschrijvingen van de nieuwe situatie, opleidingen te creëren, plannen en verzorgen, handleidingen en andere vormen van ondersteunend materiaal te maken, en de beheerorganisatie vertrouwd te maken met het nieuwe systeem.
- En daarnaast heel veel communicatie vooraf, tijdens en na de implementatie om de organisatie voor te bereiden en te ondersteunen.
