Overstap VO naar MBO beter in beeld!

Resultaat

Samen met vertegenwoordigers van alle betrokken partijen (gemeentes, VO- en MBO-scholen) is een projectorganisatie ingericht. Deze regionale projectorganisatie is er in geslaagd om het overstapproces te uniformeren en adequaat te ondersteunen met het instrument Intergrip. Als eerste regio in Nederland is voor een tweetal grote MBO’s een geautomatiseerde koppeling in gebruik genomen.

Decanen kunnen nu het overstapproces van hun leerlingen goed volgen. Op regionaal niveau is er een actueel kwantitatief beeld van het overstapproces. Dit heeft in 2016 geleid tot minder uitval. Al in het eerste jaar is de groep leerlingen in de risicocategorie met 1,4% afgenomen te opzicht van het vorige jaar.  We schatten dat de geconstateerde verbetering circa 75 leerlingen betreft.

Met de 4 aangesloten gemeenten, de 4 VO-samenwerkingsverbanden en 8 ROC’s is een procedure voor de overstap van leerlingen van het VO naar MBO overeengekomen. Een regieorganisatie is ingericht en stuurt deze overstap aan. De overstapmonitor is in gebruik genomen door 62 VO-instellingen,  8 Regionale Opleidingscentra (ROC) en Leerplicht. In totaal zijn circa 250 functionarissen getraind en begeleid. Bij een aantal ROC’s is een koppeling in gebruik genomen waarmee aanmeldstatussen van leerlingen bij het MBO automatisch in de overstapmonitor worden geregistreerd. In 2016 zijn in totaal ruim 7.000 leerlingen overgestapt.

Opdracht

Het project omvatte het opstellen en vaststellen van de overstapprocedure, de implementatie van de overstapmonitor, het trainen van de gebruikers en het opzetten en begeleiden van de regieorganisatie. Hiermee wordt de agglomeratie Amsterdam in staat gesteld om voortijdige schoolverlating van leerlingen te voorkomen.

In 2015 is gestart met het samenroepen van de verschillende belanghebbenden, waaronder vertegenwoordigers van de VO-samenwerkingsverbanden, de ROC’s en Leerplicht. Zij hadden als taak om sturing te geven aan de overstap van leerlingen. Zodoende ontstond druk om bepaalde zaken geïmplementeerd en geregeld te krijgen bij de vele aangesloten gemeentelijke- en onderwijsinstellingen. Zowel de overstapprocedure als de –monitor zijn in gebruik genomen.

2016 stond in het teken van de optimalisering van het proces en systeem. De procedure is verder aangescherpt. Bovendien ontbrak het nog aan een koppeling tussen de leerlingvolgsystemen van het MBO en Intergrip, waarmee aanmeldstatussen van het MBO automatisch worden doorgegeven aan de betreffende VO-instelling. Een aantal ROC’s heeft met Intergrip samengewerkt om deze koppeling operationeel te krijgen.

KWD heeft op meerdere niveaus sturing gegeven aan de realisatie van dit complexe project. Complex, omdat verschillende instellingen, allen met hun eigen procedures, zich moesten gaan conformeren aan één gemeenschappelijke werkwijze.

Eén projectmanager was verantwoordelijk voor de overall projectaansturing. Hij was voorzitter van de regiegroep, bewaakte de belangen van de stakeholders en hield het doel voor iedereen scherp. De andere projectmanager richtte zich voornamelijk op de operatie; opleveren van de procedure, testen en in gebruik nemen van de koppeling, communicatie naar de gebruikers, rapporteren over de aanmeldstatussen en oplossen van de issues.