Opzet en inrichting ketenbureau bij dienst rijksoverheid
De ‘keten’ in deze casus betreft een samenwerkingsverband van functionele afdelingen die gezamenlijk het volledige van-klant-tot-klantproces uitvoeren. Dit samenwerkingsverband in de vorm van een Dagelijks Bestuur (DB) onder leiding van een Ketenregisseur is ingericht bij wijze van experiment. De KWD-projectmanager heeft het DB ondersteunt bij het ‘in control’ komen door de opzet en inrichting van een ketenbureau. Met als resultaat dat het experiment omgezet is naar een permanente situatie en model staat voor inrichting van ketens bij de overige klantprocessen.
Resultaat
- Integrale planning waarin zowel de operationele processen als het releasematig onderhoud en vernieuwingstrajecten in samenhang bij elkaar komen. Alle taken in deze planning zijn gekoppeld aan DB-leden.
- Rapportagecyclus gebaseerd op de Integrale Planning waarbij de DB-leden tweewekelijks schriftelijk rapporteren.
- Oprichting, bemensing en opleiding van een ketenbureau IH. De leden van dit ketenbureau zijn door de KWD-projectmanager ingewerkt en voorzien van een handboek waarin de uit te voeren werkzaamheden zijn beschreven.
- Diverse instrumenten voor gebruik door de medewerkers van het Ketenbureau zoals hulpmiddelen om rapportages samen te stellen en analyses op stand van zaken en voortgang te kunnen uitvoeren.
Opdracht
Van ‘brandjes blussen’ naar ‘in control zijn’
Bij aanvang van de ketenregie was de aandacht vooral gericht op ‘brandjes blussen’ in het ‘hier-en-nu’:
- Wekelijkse bijeenkomsten van het Dagelijks Bestuur onder leiding van de Ketenregisseur
- Geen agenda en geen verslaglegging, maar een actielijst met daarop gemiddeld 75 tot 100 onderwerpen die zelden volledig aan bod kwam
- Veel tussentijdse contacten via mail en telefoon
Bij het vertrek van de KWD-projectmanager was deze situatie sterk verbeterd:
- 2-wekelijkse bijeenkomsten op basis van een agenda en met verslaglegging
- Een 2-wekelijkse rapportagecyclus waarbij de leden van het Dagelijks Bestuur rapporteren aan de Ketenregisseur op basis van een Integrale Planning.
- Vernieuwde samenstelling van het Dagelijks Bestuur op basis van een inventarisatie van Taken, Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden (TBV’s). Alleen die leden die toegevoegde waarde leveren aan de keten maken onderdeel uit van het Dagelijks Bestuur.
