Optimaliseren van onderwijs logistiek
De opdracht betrof het verbeteren van de onderwijs logistieke processen binnen ROC van Amsterdam (ROCvA) en ROC van Flevoland (ROCvF) met als doel de tevredenheid over roosters onder studenten te verhogen, de gebouwbezetting te verbeteren en een meer efficiënte bedrijfsvoering. De logistieke processen zijn opnieuw ontworpen en beproefd, een nieuw plannings- en roosterpakket is aangeschaft en de nieuwe werkwijze is geïmplementeerd.
Resultaat
De nieuwe werkwijze voor plannen en roosteren is ontworpen en beproefd. Na evaluatie van de proef zijn de eisen en wensen voor een nieuw plannings- en roosterpakket bepaald en is de applicatie aanbesteed en aangeschaft. Het plannings- en roosterpakket is ingericht, opleidingsteams en roosterbureaus zijn opgeleid en de nieuwe werkwijze is direct in gebruik genomen. Sturing is gegeven in het hanteren van deze nieuwe werkwijze. Onderwijsteams hebben vanuit de onderwijsprogrammering een meerjarenplanning en jaarplanning (inclusief inzetplanning docenten) gemaakt en de roosterbureaus publiceerde het rooster via het studenten administratie systeem en via SharePoint. Een nieuwe uniforme manier van het vertalen van een onderwijsprogramma naar uiteindelijk een rooster resulteert in betrouwbare roosters met beperkte wijzigingen en meer tevreden studenten.
Opdracht
De tevredenheid over de kwaliteit van de roosters, bij zowel studenten als medewerkers, scoorde structureel laag. Met name de controle op roosterwijzigingen was onder de maat. Het ontbrak aan goede inzetplanningen van docenten. Vaak kwamen de knelpunten in het rooster pas aan het licht. Bij een aantal colleges was behoefte aan een integrale planning met een langere horizon. Van belang was dat lessen, stages en interne activiteiten in onderlinge samenhang werden geroosterd. Daarnaast was behoefte aan eenduidige managementrapportages over onder meer het benutten van ruimten, expertise en capaciteit van docenten en geplande onderwijsuren.
De opdracht startte met een proef, gevolgd door een aanbestedingstraject en de implementatie binnen de colleges. Na een succesvolle proef, waarbij veel kennis en ervaring was opgedaan over het plannen en roosteren van onderwijs, is een nieuw plannings- en roosterpakket aanbesteed. De implementatie betrof het implementeren van de nieuwe werkwijze van plannen en roosteren bij een achttal MBO Colleges (ca. 30.000 studenten). Onderdelen van de implementatie betroffen het inrichten van de plannings- en roosterapplicatie Xedule, het trainen van gebruikers in de keten, het daadwerkelijk plannen en roosteren van onderwijs (resultaten: meerjarenplanning, jaar-/inzetplanning en rooster) en het borgen van de nieuwe werkwijze in de lijn- en beheerorganisatie.
De KWD projectmanager was integraal verantwoordelijk voor het realiseren van dit resultaat. De grootste uitdaging zat ‘m in het volgen van de nieuwe werkwijze door de MBO Colleges. Zo werden werkzaamheden die het roosterbureau uitvoerde teruggelegd binnen de opleidingsteams en moest regie worden gevoerd op het navolgen van de afspraken. De bijdrage van de opleidingsmanagers, roostercoördinatoren en roostermakers van de colleges waren cruciaal en niet vanzelfsprekend. De projectmanager heeft hen weten mee te krijgen door hen in de juiste positie te brengen, scherp toe te zien op hun betrokkenheid en de directie frequent te informeren over de voortgang. Hierdoor bleef de urgentie van de opdracht voortdurend groot. De projectmanager hield de lijnen tussen projectteam en stuurgroep kort. Hierdoor was het mogelijk om snel te schakelen.