NS Leveranciers Balanced Scorecard (NLBS) fase 2
NLBS is een meetinstrument dat door NS en KWD is ontwikkeld om prestaties van leveranciers in beeld te brengen. In fase 1 is de NLBS besproken binnen IT Operations en zijn vier perspectieven en bijbehorende KPI’s vastgesteld voor het perceel systeemontwikkeling. Ronald heeft samen met NS medewerkers in fase 2 de toepassing van de NLBS verder uitgewerkt in een pilot.
Resultaat
Ronald heeft het beoordelingsproces gedetailleerd beschreven (inclusief RACI matrix) en drie bijbehorende templates ontwikkeld in de NS huisstijl: een invulformulier, een verzamelstaat en een rapportageformulier.
Het beoordelingsproces en de templates zijn in een viertal beoordelingssessies toegepast en verfijnd op basis van de gegeven feedback. De laatste beoordelingssessie werd voorbereid met, uitgevoerd door en nabesproken met NS medewerkers. Met de opgeleverde documentatie en de opgedane ervaring was de succesvolle overdracht een feit.
Opdracht
Fase 1 leverde de initiële versie van de NLBS op, afgestemd met NS IT Operations. De pilot had tot doel het beoordelingsproces te beschrijven, waar de NLBS een onderdeel van is, en het proces binnen NS onder te brengen.
Bij dergelijke pilots is het belangrijk een nieuw proces zorgvuldig te introduceren bij de mensen die er nog niet van op de hoogte zijn. Ronald heeft ervoor gezorgd dat naast uitleg van de systematiek ook de vraag ‘waarom?’ werd beantwoord. Tevens is er tijdens de pilotsessies ruimte geweest voor de feedback van de deelnemers, waarbij met name de toegevoegde waarde voor de deelnemers (‘what’s in it for me?’) en voor de NS projecten werd belicht. Met deze feedback werd het proces telkens verfijnd.
Een tweede belangrijke factor voor het proces was de objectiveerbaarheid van de waarnemingen. De facilitator moet daar gericht naar vragen, bijvoorbeeld ‘waar blijkt dat dan uit?’ en waar nodig durven (blijven) doorvragen om de bewijskracht helder te krijgen. Ronald heeft persoonlijk een drietal sessies begeleid als facilitator, om dit te demonstreren aan de NS medewerkers die het stokje na de pilot gingen overnemen. Elke sessie werd met deze medewerkers in detail geëvalueerd.
