Nieuwe Digitale Werkruimte bij grote financiële instelling
Om de nieuwe werkplek uit te kunnen rollen naar de ruim 20.000+ werkplekken dienden alle 821 software applicatie geschikt gemaakt te worden voor Windows 7. Vier maanden voor de uitrol was de stand van zaken niet duidelijk: de zittende PM wist niet welke applicaties nog aangepast moesten worden en waar de prioriteit lag. KWD was gevraagd de leiding over te nemen.
Resultaat
Jochem van Heumen werd één van de projectleiders in een duaal Projectleiderschap. Deze zijn direct in actie gekomen. De gekozen strategie bestond 3 stappen. 1) Overzicht creëren door het uitvoeren van een volledige inventarisatie, 2) de scope baselinen en change control toepassen, 3) dagdagelijks sturen en een duidelijk prioriteringsmodel hanteren.
De uitrol heeft hierdoor op 1 oktober 2013 alsnog succesvol kunnen starten. In afstemming met de uitrolteams zijn verschillende time buckets (1 oktober, 1 november, 1 december en 1 januari) gecreëerd. Applicaties zijn conform de gestelde time buckets (deadlines) op tijd Windows 7 compatible gemaakt.
Opdracht
De ruim 20.000+ medewerkers van een grote financiële instelling zijn verantwoordelijk voor een groot aantal verschillende taken, en dienen de stromen van informatie om financiële processen te laten verlopen te ondersteunen en verbeteren.
In 2012 heeft deze organisatie het concept ‘het nieuwe werken’ geïntroduceerd. Er was een 3 jarig programma gedefinieerd, om de huidige ICT werkplek te veranderen naar een nieuwe digitale werkruimte.
Het werkplek programma is opgezet als projectorganisatie om de nodige veranderingen in de ICT omgeving door te voeren, om uiteindelijk de nieuwe werkplek te kunnen realiseren. Deze veranderingen bestaan onder andere uit;
- Een nieuwe ICT doel architectuur
- Introductie van het Bring Your Own Device beleid
- Een vernieuwing van de ICT infrastructuur backend
- Hernieuwen en opschalen van het aantal laptops
- Introduceren en uitbreiden van mobiele devices
- Vervangen van het huidige operating system Windows XP door Windows 7
- Het aanpassen van de huidige software applicaties voor de nieuwe werkplek
- Het introduceren van nieuwe samenwerkingsapplicaties
Jochem van Heumen was gevraagd om het applicatie readiness project over te nemen. Het opzetten van een duidelijke projectstrategie was een van de kritische interventies welke tot het succes hebben geleid.
Als eerste werd een volledige inventarisatie uitgevoerd van alle te migreren applicaties, hierdoor was de omvang van de opdracht duidelijk. Vervolgens werd de scope gebaselined, en onder change control geplaatst. Toen het overzicht er was (overzicht > inzicht > grip) werd samen met 10 lijnmanagers (opzetten project governance) de benodigde acties uitgezet per applicatie. Vervolgens is een prioriteringsmodel toegepast, om de applicaties met de meeste gebruikers de hoogste prioriteit te geven (grip). Per applicatie zijn vervolgens de applicatie migratie scenario’s bepaald, inclusief een vangnet scenario. Op deze manier kon de planning afgestemd worden op de geplande uitrol. De uitvoering is vervolgens op dagelijkse basis gemonitord om tijdig te kunnen bijsturen.