Meters maken met Finance
De Sator-afdelingen financiële administratie en ICT leunden sterk op de expertise van externe leveranciers rondom de applicatie. Ronald heeft hen geholpen in control te komen van de upgrade- en implementatieprocessen en tegelijk gezorgd dat Sator ook de compliance op het gebied van die applicaties op orde heeft.
Resultaat
Ronald heeft beweging gebracht in de vraagstukken van het upgraden van de financiële software, voor het oplossen van de compliance bevindingen en voor de implementatie van software voor debiteurenbeheer.
Met als resultaten: financiële software die actueel is, geen ‘serious deficiencies’, en debiteurenbeheer die aan de slag is met de nieuwe software.
Opdracht
Ronalds opdracht was initieel om een nieuwe upgrade te verzorgen van de software die de financiële administratie gebruikt. Zonder bestaand upgradeproces (het pakket was recent in beheer genomen door de ICT-afdeling) leunde de organisatie sterk op de expertise en capaciteit van de leverancier. Ronald heeft mensen bij elkaar gebracht om gezamenlijk de upgrade te kunnen doen met minimaal operationeel risico. Praktisch betekende dat: een dagplanning voor de upgrade, met een gedetailleerd draaiboek voor de installatie, en een kickoff met alle betrokkenen aan tafel. In overleg met de afdeling ICT en de leverancier de planning en het draaiboek steeds verbeterd.
Deze applicatie kende ‘serious deficiencies’, zo bleek uit een audit. Ronald heeft met zijn team en samen met de leverancier een aantal oplossingen geformuleerd. Praktische oplossingen waren snel geïmplementeerd, oplossingen die structurele wijzigingen in de applicatie vereisten hadden beduidend langer nodig. Ronald heeft de bijstelling van het plan besproken met de stuurgroep, de leverancier en de interne audit-organisatie. Resultaat was overeenstemming over de te volgen aanpak waarbij als randvoorwaarde een aantal controls werd ontwikkeld en geïmplementeerd, zodat risico’s beheersbaar werden. De externe auditor heeft inmiddels de kwalificatie ‘serious deficiencies’ ingetrokken.
Het debiteurenbeheerproject zat vast vanwege de moeizame samenwerking van de teamleden. Door hen samen te laten formuleren welke producten er nog moesten worden gerealiseerd, en hen zelf de planning te laten maken, werd hun commitment aan het project concreet en konden de belemmeringen worden aangewezen en opgelost. Door gericht focus aan te brengen op deze planning, begeleid door een Kanban-bord en tweemaal per week een standup om de voortgang te bespreken en bij te sturen, werd de implementatie een feit.
