Logistieke applicatie tijdig implementeren
Grote publieke financiële organisatie heeft met bedrijfsleven de datum voor in het productie gaan van een complex logistiek systeem afgesproken. Na jarenlange ontwikkeling is 9 maanden voor de afgesproken datum nog altijd niet duidelijk wat de status en haalbaarheid van het nieuwe systeem zijn. De opdracht is om het project over te nemen en alles in het werk te stellen om de datum te halen.
Resultaat
Gezien de historie en de actuele status van het project is niet gekozen voor een big bang, maar voor een gefaseerde implementatie. Voorafgaand moest het projectteam eerst een andere applicatie uit het slop halen en naar productie brengen, omdat hiermee een grote afhankelijkheid bestond. Uiteindelijk is het op deze manier gelukt om de nieuwe applicatie alsnog op de juiste datum succesvol te implementeren.
Opdracht
De opdracht voor de projectmanager is om een aanpak te bedenken om zo snel mogelijk duidelijkheid te krijgen en te houden in de status van het project en om het reeds gecommuniceerde moment van naar productie gaan echt te gaan halen.
Daarnaast heeft de KWD projectmanager zich ook direct verdiept in de overlegstructuren en de vraag waar klant en leverancier samen druk mee waren. Het bleek dat de focus voor een belangrijk deel was gericht op het elkaar aanrekenen van de diverse problemen, het schrijven van exception reports en het verder uitbreiden van de contracten, oftewel het juridiseren van de relatie.
Zo snel mogelijk is na indringend onderling overleg de focus verlegd naar het behalen van gezamenlijke resultaten. De leverancier raakte ervan overtuigd dat zonder een wekelijkse oplevering en een continu testproces de einddatum nooit zou kunnen worden gehaald en paste zijn werkwijze daarop aan. En de voorgnomen Big Bang implementatie werd heel snel omgezet naar een gefaseerde, met de nadruk op beheersing en controle onderweg.
Het team dat alle applicaties en leveringen moest integreren kreeg in de nieuwe aanpak volop aandacht, waardoor zelfvertrouwen en oplossingsgerichtheid terugkwamen.
Na enkele maanden draaide het projectteam dusdanig goed dat op verzoek van de opdrachtgever een aanpalende applicatie, die niet tijdig gereed dreigde te komen en blokkerend dreigde te worden, ook in de scope werd betrokken.
Deze applicatie werd als eerste in productie genomen. Hierdoor ontstond bij de opdrachtgever en de business het vertrouwen dat de kans op het halen van de fixed date haalbaar zou kunnen zijn.
Verder is een goede band en samenwerking opgebouwd met alle spelers, van de business tot en met de harde infra kant van de organisatie. Door de samenwerking in de hele keten die hiervan het resultaat was, is ervaring opgebouwd en vertrouwen gecreëerd. Als extra ondersteuning zijn meer deskundigen van de leveranciers uit het buitenland ingevlogen, waardoor het mogelijk was om het voortbrengingsproces beheerst plaats te laten vinden, ondanks de tijdsdruk op het geheel. Tot slot was er een uitgewerkt plan B, mocht onverhoopt de in productie name toch uitgesteld moeten worden,
Al deze maatregelen hebben ertoe geleid dat de neuzen de goede kant op kwamen te staan, dat iedereen zijn uiterste best ging doen om resultaat te boeken in plaats van lam geslagen te raken door potentiële risico’s en onvermijdelijke issues. Anders gezegd, al het Kunnen, Willen en Durven van de organisatie werd optimaal gemobiliseerd om het beoogde resultaat te halen en dat is ook echt gelukt.