Kiezen voor keuzedelen
Per 1 augustus 2016 zijn keuzedelen geïntroduceerd in het mbo, om het onderwijs te kunnen flexibiliseren, actualiseren en innoveren. Door middel van keuzedelen kunnen studenten zelf kiezen voor verdiepende of verbredende keuzedelen. Hoewel de gedachte hierachter door velen werd omarmd, bracht de introductie van keuzedelen ook organisatorische en logistieke uitdagingen met zich mee. De wens van Onderwijsgroep Tilburg was om dit handmatige proces beter en digitaal te kunnen ondersteunen.
Resultaat
Doordat keuzedelen relatief kort geïntroduceerd zijn in het onderwijs, waren de ondersteunende processen nog niet ver ontwikkeld. Het bestaande studentadministratiepakket is uitgebreid om het proces te ondersteunen, waarbij veel aandacht is geweest voor een hoge acceptatiegraad in de organisatie. Er is intensief afgestemd met alle betrokken doelgroepen en vroeg in het project gestart met een communicatietraject hieromheen. Daarnaast zijn rollen en taken opnieuw gedefinieerd, voor een duidelijker proces. De projectgroep heeft haar expertise ook ingezet om enkele beleidsvraagstukken omtrent keuzedelen te agenderen. Het eindresultaat is zeer positief ontvangen. Zelfs organisatietakken die niet waren aangesloten bij het programma, zochten toenadering om te kunnen profiteren van de geboekte resultaten.
Opdracht
Met de introductie van Keuzedelen was het proces lange tijd nog analoog georganiseerd, waarbij grote aantallen papieren door de interne organisatie werden verstuurd, om de individuele studentkeuzes geadministreerd en georganiseerd te krijgen. De wens was om de student direct in hun eigen portaal te kunnen laten kiezen in het bestaande studentadministratiepakket.
Hoewel het project eerder was gestart, ontbrak het aan voortgang. KWD resultaatmanagement is gevraagd om dit traject over te nemen en te implementeren.
Gestart is met kennismakingsgesprekken om de teamleden en hun achtergrond te leren kennen en tegelijkertijd de doelstelling van het project helder te krijgen. Het papieren proces liep al enige jaren en kon dienen als grondslag. Doordat keuzedelen nog een relatief nieuw fenomeen was binnen het onderwijs, was er nog veel onduidelijkheid over de taak- en rolverdeling in de organisatie. Daarnaast kwamen zowel beleidsvraagstukken als operationele vraagstukken geregeld om de hoek kijken. Tijdens de start van het project is verduidelijkt welke zaken wel en welke zaken niet tot de primaire scope van het project hoorden. Hiermee bleef focus behouden tot het eind van het project.
Een hoge acceptatiegraad wordt als zeer belangrijk resultaat gezien binnen de organisatie. Hiertoe waren alle schoollocaties breed vertegenwoordigd binnen het project. Zij wisten samen met een creatieve functioneel beheerder het systeem optimaal in te richten. Om de acceptatie te borgen is tijdens de implementatie ook al vroeg gestart met communicatie over het project, om betrokken doelgroepen te informeren. Ook schriftelijke stukken over de uitgetekende processen en rol- en taakverdelingen zijn breed gedeeld binnen de organisatie om dit doel te dienen.
Als resultaat kon het team terugkijken op een succesvolle implementatie die met veel enthousiasme is onthaald door de organisatie.