Implementatie Overstapdashboard: Samenwerking in de keten
De regio RMC21 is een samenwerkingsverband tussen 15 gemeenten, 9 MBO Colleges, 42 VO-besturen en 4 VO-koepelorganisaties in de agglomeratie groot-Amsterdam. De partijen werken in RMC21 samen aan de doorstroom van leerlingen van het VO naar het MBO. Jaarlijks stappen in de regio duizenden leerlingen over in een tijdsvenster van enkele maanden. Een goede samenwerking tussen de partijen is daarbij cruciaal, zowel vanuit de leerplicht als vanuit de bekostiging van betrokken onderwijsinstellingen. Het bestaande landschap aan oplossingen is vervangen door een zogeheten Overstapdashboard.
Resultaat
Ontwerp en regio-brede implementatie van een geïntegreerde, realtime pakketoplossing voor het monitoren van de doorstroom van individuele leerlingen. De oplossing voldoet aan AVG-wetgeving, is gekoppeld met bestaande leerlingvolgsystemen en levert management-informatie op diverse niveaus.
Opdracht
Het bestaande landschap aan IT-oplossingen voor het volgen van overstappende leerlingen was in de loop der jaren organisch gegroeid vanuit reorganisaties en fusies in de onderwijssector. Het proces van monitoren kende sterk afwijkende werkwijzen bij de betrokken partijen. Hierdoor was er een grotere foutenkans, de oplossing voldeed niet aan de nieuwe AVG-wetgeving, was veelal handmatig en arbeidsintensief. Vanuit management- en leerplicht-optiek was er onvoldoende grip op de actuele overstap-status. Ook vanuit toegenomen maatschappelijk belang (het terugdringen van vroegtijdig schoolverlaten) ontstond de noodzaak om tot een betere oplossing te komen.
De gemeente Amsterdam en het ROC van Amsterdam namen in de regio RMC21 het voortouw om te komen tot het ontwikkelen en implementeren van het zogeheten Overstapdashboard. Namens deze twee bestuurlijke opdrachtgevers heeft KWD Resultaatmanagement gezorgd voor het ontwerp en implementatie van het dashboard. Het project is bemand op bestuurlijk (voorzitterschap van de Regiegroep) en op operationeel niveau (dagelijks projectmanagement).
Onder leiding van KWD zijn de volgende resultaten gerealiseerd:
- In het ontwerptraject zijn expert-gebruikers vanuit de diverse partijen (o.a. mentoren, decanen, leerplichtambtenaren, intakers, management) gekomen tot een uniforme Procesbeschrijving en een Pakket van Eisen.
- Op basis van deze requirements is een Overstapdashboard gerealiseerd door Iddink Groep (leverancier van diverse leerlingvolgsystemen en van managementinformatiesystemen op basis van Qlikview).
- Via voorlichting, opleidingen, nieuwsbrieven en consequent stakeholder-management zijn ruim 70 (!) partijen voorbereid en begeleid in de implementatie van het Overstapdashboard. Daarbij is ook de totstandkoming van juridische afspraken tussen de leverancier en de individuele onderwijsbesturen en gemeenten gefaciliteerd, resulterende in diverse (bewerkers)overeenkomsten.
Het Overstapdashboard is door RMC21 in 2018 soepel in gebruik genomen. Met de nieuwe oplossing is de overstapstatus van duizenden leerlingen real-time inzichtelijk voor alle (geautoriseerde) betrokkenen, zodat de partijen in RMC21 kunnen blijven werken aan het terugdringen van het aantal vroegtijdig schoolverlaters.
