Implementatie in hectische (onderwijs)tijden – ook tijdens Corona!
Sinds het uitbreken van de Corona crisis hebben professionals hun handen (en hoofd) vol met het inspelen op de nieuwe situatie, en dat geldt zeker ook in het onderwijs. Om in dergelijke tijden toch resultaten te halen zijn focus, teamwerk, voorbereiding en heldere plannen en communicatielijnen nodig. Ook voor Aeres mbo en vmbo, waar in 6 maanden doorlooptijd -en dwars door de zomervakantie- een uitbreiding op het studenteninformatiesysteem moest worden ontworpen en geïmplementeerd.
Het resultaat
Een portaal dat circa 600 docenten en mentoren toegang biedt tot de belangrijkste functionaliteit van het studenteninformatiesysteem van Aeres. Het portaal is in enkele weken ingevoerd op de 10 betrokken locaties. De inrichting is in de voorafgaande ontwerpfase gekozen op basis van een aantal ‘best practices’ op de betrokken locaties. Het resultaat is ook vanuit Functioneel Beheer succesvol in beheer genomen.
De opdracht
Het bestaande (Eduarte) studenteninformatiesysteem is al enkele jaren in gebruik bij Aeres mbo en vmbo, en het gebruik ervan wisselt sterk per locatie en per type gebruiker. De doelstelling van het project was het implementeren van een Docentenportaal: een belangrijke vereenvoudiging voor circa 600 docenten en mentoren. Met het portaal kan deze groep gebruikers de meest voorkomende administratieve handelingen eenvoudiger en sneller afhandelen, waardoor meer tijd vrijkomt voor hun primaire onderwijstaken.
Om de werking van het portaal optimaal te laten aansluiten bij de -vaak wisselende- lokale expertise en ervaring, moest eerst een optimale configuratie van het portaal worden ontworpen. Dit ontwerp moest tevens voldoende basis bieden voor een efficiënt functioneel beheer: een vaak complexe balans tussen lokale verschillen en beheerbaarheid op groepsniveau.
In de ontwerpfase is vooral geïnvesteerd in samenwerking tussen betrokken locaties (gebruikers- en management-niveau), het centraal georganiseerde functioneel beheer en de leverancier van het portaal. Door Corona gedwongen is het project geheel on-line naar een breed gedragen ontwerp geleid. Belangrijke succesfactor: het blijvend faciliteren van goed teamwerk-op-afstand. Daarnaast zorgde KWD voor focus en scopebewaking (het project was niet verantwoordelijk voor oplossing van meer algemene SIS-zaken, maar zou hiermee wel geconfronteerd worden, met het risico van vertraging).
Tijdens de ontwerpfase is bovendien al begonnen met de voorbereiding van de uiteindelijke implementatie. Hierdoor kon ook tijdens en na de zomervakantie, wat in het onderwijs altijd een hectische tijd is, en zeker tijdens Corona, het momentum worden behouden. Door het organiseren van draaiboeken, lokale teams, instructiemateriaal, handleidingen, video’s en intranet is de implementatie op de 10 locaties in 5 weken soepel en relatief geruisloos verlopen – inclusief positieve reacties van de vaak razend drukke gebruikers.
