Herstructurering van de facilitaire dienstverlening
Sodexo Altys levert facilitair management aan bedrijven als KLM, KPN en Unilever. Altys wil haar klantprocessen en systemen fors vereenvoudigen en optimaliseren en de bestaande business applicatie met spoed door een standaardpakket vervangen wegens ‘end of life’ problemen. Op de werkvloer ziet men grote afbreukrisico’s voor de dienstverlening aan belangrijke klanten.
Resultaat
KWD-projectmanager Eugène Penders neemt in juli 2011 de leiding over van dit veranderproject. Eugène verkrijgt het vertrouwen en de medewerking van de betreffende klanten en de operationele organisatie door hen actief te informeren en te betrekken.
Het projectteam ontwikkelt nieuwe bedrijfsprocessen en richt de pakketten Planon en SAP hierop in. In mei 2012 wordt de verandering succesvol ingevoerd bij enkele belangrijke klanten, wat uitzonderlijk soepel verloopt. Daarna wordt de oplossing bij alle klanten van Sodexo Altys ingevoerd.
Opdracht
Bij aantreden blijkt het bestaande plan voor deze complexe verandering niet realistisch. Eugène stelt een gefaseerd plan op waarmee de korte termijn doelen tijdig bereikt kunnen worden.
Gelet op de risico’s en weerstanden tegen de verandering zijn vertrouwen, communicatie en besluitvorming cruciaal voor succes. De opdrachtgever formeert de stuurgroep op directieniveau. Eugène organiseert regelmatig informatie- en werksessies met de leidinggevenden uit de operationele organisatie. Key-users met kennis en draagvlak van de business worden aangewezen en vrijgemaakt om het project te helpen bij het ontwerp en het testen van de nieuwe processen en systemen. Ze krijgen ook een leidende rol bij de training en begeleiding van hun collega’s in de verandering.
De nieuwe bedrijfsprocessen worden ontworpen. Standaardpakket Planon wordt ingericht als nieuwe business applicatie, met diverse interfaces (ook met enkele klantsystemen). Ook worden wijzigingen in SAP doorgevoerd. Eugène stuurt actief en met succes op het voorkomen van maatwerk.
Het project heeft stevige gevolgen voor de klanten en leveranciers. Samen met Inkoop worden de contractueel vastgelegde werkafspraken met ca 750 leveranciers aangepast. Gedurende het hele project voert Eugène regelmatig overleg met de belangrijkste klanten om ze te informeren over het veranderingstraject.
Na een utgebreid test- en acceptatietraject vindt introductie plaats. Hiervoor is een supportorganisatie opgetuigd Middels rapportages kan gestuurd worden op succes- en faalfactoren. De introductie verloopt praktisch geruisloos, en is een groot succes.
