Foutloze salarisverwerking en ondersteuning van zelfsturing
ERP implementaties zijn complex, omdat de organisatie en de IT middelen zich aan elkaar moeten aanpassen met geïntegreerde end-to-end ketens. In een bedrijf als Facilicom, waar de medewerkers het hart zijn, vraagt zo een implementatie om een integrale projectsturing op zowel de mens, als de organisatie, de processen en ICT.
In het “Unite” programma was Jaap Stoppels verantwoordelijk voor het mogelijk maken van zelfsturing door medewerkers op HR processen, een verlaging van operationele kosten en toekomstvaste ICT-systemen.
Voor facilitair dienstverlener Facilicom zijn haar mensen het hart van het bedrijf. Daarvoor zijn excellente processen rond HR, loonadministratie en de urenverwerking essentieel. Het Unite programma draagt hieraan bij via het mogelijk maken van zelfsturing door medewerkers op HR processen, verlaging van operationele kosten en toekomstvaste ICT-systemen. Dit ging via een bedrijfsbreed herontwerp van processen voor de urenverwerking, HR en de salarisadministratie, samen met de implementatie van toekomstvaste ICT systemen en een business change programma.
Het resultaat
Jaap ontwierp de implementatiestrategie, verbeterde samen met de directie de governance en organiseerde de projectorganisatie. Hij was als programmamanager verantwoordelijk voor de implementatie en rapporteerde aan een stuurgroep met directieleden. Zeker bij de start moest hij continu schakelen tussen korte termijn voortgang om resultaten te halen en het programma strategisch bijsturen.
De opdracht
De centrale directie gaf de opdracht om integraal het “Unite” programma vorm te geven. Jaap was daarmee verantwoordelijk voor het vaststellen van de nieuwe processen en de implementaties in de divisies van Facilicom voor de 25.000 medewerkers. De belangrijkste ICT-systemen zijn Afas-Profit en maatwerk via low-code software Mendix. Hij stuurde teams aan rond HR, salarisadministratie, informatieanalyse, business change, testen, systeeminrichting, systeembouw, ICT-integraties (100 stuks) en dataconversie. Tijdens de overgang moest de business continuïteit gewaarborgd blijven, wat het projectteam heeft bereikt via veel testen, het meenemen van sleutelspelers, het zelf opleiden van gebruikers, kort op de bal zitten bij nazorg inclusief metrics en gefaseerde go lives gebaseerd op risico–beperking en kennisopbouw.