ERP pakket implementatie voor klantadministratie
Bij een organisatie is het bestaande applicatielandschap vervangen door een op Microsoft Dynamics AX gebaseerd standaard ERP pakket. Project is door KWD met een resultaatverplichting in een zeer korte doorlooptijd uitgevoerd. Kernwoorden bij deze opdracht: onorthodox, tempo, doorpakken, doortastendheid, vreemde ogen die dwingen, onafhankelijk projectmanagement.
Resultaat
Selectie leverancier
Definitieve contractering van de geselecteerde implementatie- en beheerpartner en definitieve selectie van het door deze partner geleverde pakket voor informatievoorziening voor de verschillende onderdelen van deze organisatie.
Resultaat: contract leverancier in doorloop van ruim 3 maanden (3 weken korter dan gepland).
Implementatiefase
Analysefase en designfase succesvol doorlopen met leverancier, hoog tempo, goede beleving met de lijnorganisatie die goed betrokken waren met goede resultaten in ontwerpen. Developmentfase door datamigratie onderdruk gekomen, goede kwaliteit van producten opgeleverd, gebruikers tevreden over journeys.
Deploymentfase is extra werk verzet, data kwaliteit is op een hoog kwaliteitsniveau gebracht om zo een beperkt aantal problemen met het nieuwe systeem te krijgen bij het opstarten. Een zeer gedetailleerd draaiboek is gemaakt om de live gang zo goed mogelijk te laten verlopen.
Resultaat: implementatie binnen 9 maanden succesvolle live-gang inclusief vervanging bestaand applicatielandschap, datamigratie en uitbesteed operating model.
Opdracht
Aan KWD is gevraagd een resultaatopdracht uit te voeren voor de selectie en implementatie van een ERP pakket, met de volgende resultaatindicatoren:
- Selectie van ERP leverancier eind jaar die een haalbare en maakbare scope garandeert;
- Implementatie van het geselecteerde ERP pakket, in samenwerking met de leverancier en de lijnorganisatie.
- Borging van de aangepaste processen.
- Zorgvuldige en gedragen keuze voor een hostingmodel.
- Opbouw van kennis van het nieuwe pakket.
- Continue afstemming met alle stakeholders
- Tevreden opdrachtgever
Opdrachtdetails
Definitiedocument vastgesteld in afstemming met lijnorganisatie, MT en hoofdkantoor in buitenland. Request For Information (RFI) document gemaakt en vastgesteld. Request For Quotation (RFQ)en Request For Proposal (RFP) met 2 potentiele leveranciers succesvol uitgevoerd in 4 maanden tijd. Selectie van één leverancier waarbij Proof of concept is uitgevoerd, business case definitief en uitgebreide contracten zijn vooraf gemaakt en vastgesteld in afstemming met Directie en buitenlands hoofdkantoor.
Pakketleverancier geselecteerd die voor zowel consumenten en als de zakelijke markt de bedrijfsprocessen kon ondersteunen. ERP pakket was nodig om de organisatie is staat te stellen om hun strategische doelstellingen te realiseren: marktaandeel vergroten, nieuwe product marktcombinaties kunnen bieden, flexibiliteit vergroten en snellere time to market realiseren.
Nieuw operating model geïmplementeerd: uitbesteding van housing en hosting inclusief applicatiebeheer.
Projectteam op één locatie bestaande uit pakketleverancier (fixed price) en klantorganisatie (20 man). Leverancier moest gelijktijdig het operating model realiseren. Strakke dagelijkse sturing en continue afstemming met stakeholders. Projectteam bestaande uit 6 tracks: business implementatie, testen, datamigratie, training, integratie en applicatie beheer. Waarbij per track een streamlead was van de klantorganisatie en van de leverancier. Geheel werd aangestuurd door de KWD overall projectmanager en door een KWD projectmanager voor de datamigratie.
Organisatorisch en technisch complex met in de testtraject pieken van ruim 60 teamleden.
Kernmerken ERP opdracht:
- functionaliteit 86% van requirements live gebracht in 1e tranche.
- doorlooptijd: 36 weken tot GO-live datum
- effort klantorganisatie: 11 FTE project (direct) en 37 FTE indirect uit de lijnorganisatie
- effort leverancier: 17 FTE
- kwaliteit datamigratie: ruim 96 %
- testen: 1.100 bevindingen (waarvan 400 in de gebruikerstest). Rest: > 11 Medium/Low bevindingen voor GO-live
- datamigratie: ruim 250.000 klanten met klantgegevens.
Nieuwe bedrijfsvoering met standaard processen, nieuwe rollen, taken en functiescheiding. Geïntegreerde geautomatiseerde klantvraag afhandeling via mail en telefoon. Nieuwe manier van beheren, applicatie en technisch beheer van intern naar leverancier provider van ERP pakket. Regie beheer: functioneel beheer met nieuwe leverancier.
