Er komt heel veel kijken bij het outsourcen van de digitale werkplek.
Om ‘the best digital airline’ te zijn en te blijven is het cruciaal om ICT goed toe te passen en te organiseren. Zowel voor de klant als alle medewerkers. De IT organisatie wil regie voeren op deze ‘nieuwe’ IT en integraal onderdeel uitmaken van de organisatie. Daartoe is een digitaal transitietraject opgestart. Dit project betreft de eerste grote stap in het outsourcen van de IT diensten, te weten: de digital werkplek.
Resultaat
Voor Transavia is de partner gevonden die de nieuwe werkplek als dienst levert. Ten eerste is het selectietraject uitgevoerd om uit van 14 potentiële kandidaten te komen tot die ene leverancier waarmee het contract is afgesloten. Vervolgens is het transitieproject uitgevoerd dat geresulteerd heeft in de vervanging van de digitale werkplek, de introductie van nieuwe kantoorautomatisering en hulpmiddelen voor alle medewerkers. Tevens is de regieorganisatie ingericht. Dat betekent dat de nieuwe rollen/functies zijn ingevuld en de beheerorganisatie en –processen binnen Transavia in relatie tot de werkplekdiensten leverancier zijn geïmplementeerd. Als projectmanager was ik eindverantwoordelijk namens Transavia en vormde samen met de projectmanager van de leverancier de projectboard voor de dagelijkse aansturing van het totale transitieproject.
Opdracht
De opdracht bestond uit het vervangen van de digital werkplek door een hedendaagse toekomstbestendige oplossing, die in plaats van de eigen interne ICT organisatie als dienst wordt afgenomen en geleverd door en een deskundige externe nog te selecteren leverancier/partner.
De stuurgroep heeft de volgende succesfactoren voor dit project vastgesteld:
- Product: meting van gebruikerstevredenheid voor, tijdens en na project laat positieve trend zien en de werkplek is up-to-date en aanpasbaar.
- Dienst: selfservice is geïntroduceerd en er zijn minder werkplek gerelateerde incidenten en call bij de servicedesk. De nieuwe werkplek is altijd beschikbaar (>99,9% uptime) om het samenwerken mogelijk te maken: any content from any device anywhere at any time.
- Kosten: lagere total cost of ownership, werkplekdienst wordt tegen marktconforme tarieven afgenomen, Opex in plaats van Capex, transparante kostenrapportage.
- Leverancier: werkplek wordt extern afgenomen en geregisseerd door nieuwe ingerichte interne organisatie, projecttevredenheid bij management scoort boven 7.4, de legacy omgeving is opgeruimd en/of plan hiervoor is opgesteld.
Het project bestond uit twee hoofdfasen: selecteren en contracteren werkplekleverancier en transitie van oude werkplek naar ‘The New Workspace’. De eerste fase heeft 7 maanden in beslag genomen. Via longlist van 14 kandidaten naar een shortlist van 3 potentiele leveranciers door middel van RFI en RFP stappen. De finale keuze is gebaseerd op een score van het brede selectieteam (12), waarbij het actief meedenken vanuit de potentiele partner omtrent de oplossing en de transitieaanpak en daarmee best-fit voor Transavia.
De tweede hoofdfase (transitie) bestond uit twee deelprojecten: de technische inrichting van de digitale werkplekdienst en het inrichten van de beheerorganisatie en –processen. Deze fase heeft 10 maanden doorlooptijd gekend inclusief uitrol naar alle 2600 medewerkers.
De projectomstandigheden waren om diverse redenen complex: de totale ICT organisatie werd gelijktijdig gereorganiseerd, het SAFE model werd geïntroduceerd, er liepen meer projecten waarmee afhankelijkheden bestonden, de basisregistratie en documentatie was niet bijgewerkt waardoor we regelmatig voor verrassingen kwam te staan, het aantal projectresources was heel beperkt (beschikbare tijd en kennis), voor de ICT organisatie was dit het eerste uitbestedingskavel en projectmatig werken was relatief nieuw.
Het project is succesvol afgerond in een relatief korte tijd. Het uitbesteden van een werkplek kent veel diverse aspecten en heel veel stakeholders, want het raakt iedereen.
