Effectiever samenwerken bij facilitaire aanbestedingen
Van oudsher opereert de Sales-organisatie van Sodexo erg zelfstandig in het opstellen en onderhandelen over aanbiedingen bij tenders. De operationele service-experts worden vaak pas na contractondertekening ‘echt’ aangehaakt om de dienstverlening bij de nieuwe klant uit te werken en te organiseren. Regelmatig komen dan nieuwe kansen of knelpunten op tafel die onvoldoende aandacht gehad hebben in gemaakte klantafspraken. De invoering van een internationaal ‘Framework’ wordt aangegrepen als kans om een effectievere rolverdeling en samenwerking tussen alle afdelingen op te zetten.
Resultaat
Er is unanieme steun bij alle betrokken afdelingen om te gaan werken volgens het ‘Solution & Contract design framework’, waarbij tevens wordt afgesproken dat operationele en andere afdelingen eerder en intensiever worden betrokken. Verwachting is dat dit ertoe leidt dat Sodexo concurrerender kan aanbieden zonder dat de winstgevendheid gevaar loopt.
Opdracht
De Sodexo groep heeft het zogenaamd ‘Solution & Contract design Framework’ ontwikkeld. Dit framework schrijft een uniforme werkwijze voor met mijlpalen, beslismomenten en standaardtemplates voor diverse deliverables die nodig zijn in een succesvol tender-traject. Het framework is ontstaan uit best-practices in verschillende landorganisaties van Sodexo.
KWD-projectmanager Eugène Penders biedt ondersteuning bij zowel de projectbesturing als het inhoudelijke voorstel om dit framework succesvol bij Sodexo Benelux in te voeren. Belangrijke nevendoelstelling is om de rolverdeling en samenwerking van de betrokken afdelingen te verbeteren.
Er wordt een serie workshops voorbereid en georganiseerd waarin alle sleutelpersonen vanuit Sales, Service Operations en andere afdelingen binnen Sodexo Benelux zich verdiepen in de werkwijze van het Solution & Contract design Framework. Na afloop van de workshops zijn de reacties van alle betrokkenen zeer positief, en er is unanieme steun voor het besluit om deze werkwijze voortaan te volgen bij aanbestedingen.
Vervolgens wordt doorgesproken en getoetst hoe de afdelingen beter met elkaar kunnen samenwerking, waarbij de rol, verantwoordelijkheid en betrokkenheid van elke afdeling is vastgesteld en omschreven. Ook dat krijgt de steun van alle partijen. In de workshops zijn verbeterpunten geïdentificeerd, die Eugène oppakt en oplost.
Momenteel wordt deze werkwijze in een tendertraject toegepast, getoetst en eventueel bijgesteld. Daarna zullen organisatorische wijzigingen en verschuivingen worden doorgevoerd die nodig zijn voor de invoering van deze nieuwe werkwijze.
